Buchhaltung: 5 Tipps für Automatisierungen

Stichhaltige Gründe für die Automatisierung der Buchhaltung

Dank der Buchhaltung werden alle geschäftlichen Vorgänge festgehalten und logisch geordnet, welche innerhalb von einer gewissen Wirtschaftsperiode erfolgen. Da die gesetzlichen Vorgaben dabei sehr streng sind, ist eine akkurate Vorgehensweise maßgeblich. Allerdings sind die Aufgaben bei der Buchführung in den vergangenen Jahrzehnten sehr komplex geworden, ebenso wie die einzelnen Abläufe im Geschäftsalltag. Speziell bei großen und international tätigen sowie bei neuen Unternehmen ist es nicht immer einfach, den Überblick im Bezug auf die gesamte Buchhaltung zu behalten. So herrschen in vielen Unternehmen weiterhin ein konfuses Papierchaos und eine unübersichtliche Zettelwirtschaft.

Als Lösung bietet sich die Digitalisierung der Buchhaltung an, um den Workflow zu automatisieren. Auf diese Weise können Firmen endlich Schluss mit unüberschaubaren Systemen im Bezug auf ihre Aktenordner machen, welche die Mitarbeiter vor große Herausforderungen stellen. Stattdessen lassen sich alle Vorgänge einheitlich und digital mit einer Software sowie in einer Cloud abwickeln. Dazu gehören das Finanz- und Rechnungswesen, ebenso wie die Bilanzbuchhaltung. Aber auch die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung lässt sich dank der Automatisierung besser durchführen.

1. Die richtige Software für die Automatisierung auswählen

Damit die Automatisierung reibungslos verläuft, spielt die Auswahl einer passenden Software eine bedeutende Rolle. Moderne Lösungen für die Buchhaltung sind eine zukunftsweisende Entscheidung für das Unternehmen, welche mit vielen Vorteilen einhergehen. Dabei ist entscheidend, welchen Umfang die entsprechende Software abdecken soll, der von der Größe des Unternehmens abhängt. Ein Betrieb mit Hunderten von Mitarbeitern hat ganz andere Bedürfnisse als kleine Gewerbe mit wenigen Angestellten, ein Freiberufler oder Vereine. Des Weiteren bestimmen die Entscheider, ob direkt die komplette Buchhaltung auf die Software übertragen wird oder zuerst nur gewisse Teilbereiche.

Ausschlaggebend sind cloudbasierte Tools, um die Buchhaltung zu digitalisieren, sodass die zuständigen Arbeitskräfte einen direkten Zugang erhalten. So sind alle in der Lage, die aufkommenden Einnahmen und Ausgaben sowie den Rechnungsstatus zu verwalten und anschließend zu automatisieren. Zu diesen Arbeitsbereichen gehören auch die Steuern, welche entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig sind. Gängige Softwarelösungen für die Automatisierung der Buchhaltung sind unter anderem:

• FastBill
• Lexoffice
• sevDesk
• Sage

2. Zentralen Eingang für Belege und Rechnungen erschaffen

In der Regel treffen die Rechnungen per Post bei den jeweiligen Abteilungen des Unternehmens ein, welche Produkte bestellt oder Dienstleistungen in Anspruch genommen haben. Jedoch lassen sich die Rechnungen inzwischen auch als digitale Dokumente anfordern. Dafür sollten die Betriebe ein zentrales Postfach einrichten, sodass sie allen Mitarbeitern zugänglich sind. Danach mit den Dienstleistern, Geschäftspartnern und Lieferanten kommunizieren, dass Rechnungen dort anstatt mit der Post eintreffen. E-Mails kommen sofort an, dagegen braucht der Postweg ein paar Tage.

Dank dem betrieblichen Postfach müssen die Rechnungen nicht zuerst ausgedruckt und dann erneut eingescannt werden. Außerdem behalten die Unternehmen stets den Überblick, weil die Abwicklung in einer zentralen Sammelstelle erfolgt. Darüber hinaus lassen sich die Daten und Informationen zuverlässiger übertragen und archivieren, dabei geht nichts verloren. Die gleiche Verfahrensweise ist auch für digitale Belege gültig, die online gesichert werden. Mittels der automatischen Erfassung der zu bearbeitenden Dokumente, ist eine automatische Umwandlung in adäquate Dateien sowie das Ablegen im korrekten Ordner möglich.

3. Automatisierung in den Geschäftsalltag integrieren

Je höher der Automatisierungsgrad in einem Unternehmen ist, desto mehr Effizienz stellt sich ein. Arbeitsabläufe, die Mitarbeiter früher manuell erledigt haben, bearbeitet die Software nun in Eigenregie. Mit Hilfe einer automatisierten Buchhaltung verwenden Betriebe viel weniger Zeit auf Routineaufgaben und können sich wichtigeren Tätigkeiten widmen. Dazu gehören zum Beispiel die Kundengewinnung und strategische Vorhaben, um den Betrieb zu vergrößern. Außerdem lassen sich aufgrund der papierlosen Prozesse die Betriebskosten reduzieren. So ist nicht mehr so viel teurer Lagerraum für die herkömmlichen Akten notwendig.

Darüber hinaus verringern sich nachhaltig die Ausgaben für Papier sowie für das beständige Ausdrucken von Dokumenten. Des Weiteren ist die Nutzung bedingt durch das Dokumentenmanagementsystem zu jeder Zeit und an jedem Ort möglich. Basierend auf der Cloud erhalten die autorisierten Mitarbeitenden sogar zur gleichen Zeit den benötigten Zugriff auf die jeweiligen Dokumente. So muss niemand mehr warten, bis ein Mitglied des Teams endlich mit dem Bearbeiten einer Akte fertig ist. Vielmehr können relevante Daten und Informationen jederzeit abgerufen und bearbeitet werden.

4. Konkrete Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche festlegen

Entscheider können mit der Automatisierungssoftware bestimmte Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche definieren. Da an die betreffenden Mitarbeiter individuelle Rechte vergeben werden, lässt sich sicherstellen, dass jeder Anwender nur diejenigen Informationen abrufen kann, für die wirklich eine Berechtigung besteht. Darüber hinaus bietet eine digitale Buchhaltung den Betrieben eine wichtige Unterstützung bei der Einhaltung von Löschfristen im Bezug auf Daten. Dank dem System lassen sich Vorgaben zum Datenschutz korrekt und zuverlässig einzuhalten, sodass sie konform mit der DSGVO sind.

Wenn Gültigkeitsdaten für Dokumente oder Prozesse festgelegt werden, löscht das System diese automatisch, sobald diese Termine eintreffen. Des Weiteren ermöglicht die automatisierte Buchhaltung, basierend auf digitalen Analysen und Auswertungen, eine schnelle und einfache Übersicht im Hinblick auf die wirtschaftliche Situation des jeweiligen Unternehmens. Da die autorisierten Mitarbeiter den Zugriff auf relevante Kennzahlen erhalten, können sie mit diesem Kenntnisstand zeitnah und flexibel auf betriebliche Ereignisse reagieren.

5. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimieren

Wenn der Steuerberater direkten Zugriff auf die automatisierte Buchhaltung hat, kann er ebenfalls effizienter arbeiten. So behindern ihn nicht das Fehlen von Belegen und unvollständige Dokumente in seinem Workflow. Er muss auch nicht ständig versuchen, die zuständigen Angestellten zu erreichen und sie darum zu bitten, die Belege zu liefern. Basierend auf automatisierten Abläufen lässt sich der Steuerberater viel stärker in das Unternehmen einbinden, um eine produktive Arbeitsweise zu ermöglichen. Des Weiteren ist das Anlegen seiner eigenen E-Mail-Adresse angebracht, ebenso wie ein gesonderter Zugriff auf die betrieblichen Systeme. Dadurch besteht auch Zugriff auf die Daten von Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden, sodass er selber die fehlenden Belege anfordern kann, wenn er sie benötigt. Deswegen helfen die Steuerberater dabei, den internen Überblick in der Firma zu behalten, um Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren. Basierend auf den Kenntnissen kann der Steuerberater eine umfassende Beratung gewährleisten, wobei ebenfalls entscheidende Aspekte wie die Liquiditätsplanung eine wesentliche Rolle spielen.

Fazit

Dank der Automatisierung lässt sich die Buchhaltung optimal durchführen sowie dabei Kosten und Personalaufwand sparen. Basierend auf den genannten Tipps können Unternehmen die erforderliche Umstellung besser implementieren.

Bildnachweis: Studio Romantic / stock.adobe.com

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