Auch wenn Sie Ihre Buchhaltung nicht allein erledigen möchten, sind Sie auch für die Delegierung verantwortlich. Der Fehler beim Jahresabschluss unqualifizierte Buchhalter einzustellen wird oft gemacht. Im Falle eines Fehlers werden Sie dafür haftbar gemacht. Versuchen Sie hingegen Mindeststandards zu wahren und überprüfen Sie den Prozess laufend und dokumentieren Sie ihn.
Arbeiten Sie dabei mit dem Mitarbeiter zusammen, anstatt ihm das Gefühl zu geben, kontrolliert zu werden. Lassen Sie sich Teile der Buchhaltung erklären und plausibel machen. Wenn Sie einen externen Dienstleister mit dem Jahresabschluss beauftragen, achten Sie darauf, vertraglich zu vereinbaren, dass der Dienstleister für eventuelle Fehler haftet.
Falsche Einschätzung der Unternehmensgröße und Bilanzierungswahlrecht
Die Buchhaltung und damit auch der Jahresabschluss gehören zu den Kernaufgaben des Geschäftsführers. Dabei wird oft vergessen, dass eine GmbH ihrer Größe nach bewertet werden muss. Daraus erst ergeben sich Pflichten und Rechte bei der Bilanzierung. Schätzen Sie Ihr Unternehmen falsch ein oder vernachlässigen Sie die Frage, verletzen Sie ihre Sorgfaltspflicht und machen einen häufigen Fehler beim Jahresabschluss.
Das Bilanzierungswahlrecht ist für viele Geschäftsführer noch zu undurchsichtlich und wird oft falsch ausgeführt. Trotz Wahlrecht muss der Grundsatz der Bilanzierungswahrheit eingehalten werden.
Aufbewahrungspflichten
Nicht wenige Geschäftsführer fühlen sich nach dem erfolgreichen Jahresabschluss erleichtert und möchten sich gleichzeitig vom Ballast des letzten Jahres entledigen. So werden munter Dokumente zerstört, um das neue Jahr frisch beginnen zu können. Als Geschäftsführer würden Sie so gegen Ihre Aufbewahrungspflicht verstoßen. Die meisten Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren, die Frist beginnt übrigens erst am Schluss des Kalenderjahres, in welchem der Abschluss erstellt wurde.
Die Kapitalerhöhung
Gängiger Fehler beim Jahresabschluss ist das Vergessen einer Sonderbilanz. Planen Sie eine Kapitalerhöhung durch Umwandlung von Kapitalrücklagen, müssen sie dies in einer gesonderten Bilanz ausweisen. Die kann entweder in der Vorjahresbilanz geschehen oder in einer Sonderbilanz, welche nicht älter als 8 Monate sein darf und einer speziellen Prüfung unterzogen worden sein muss. Auch die anderen Gesellschafter müssen sie zum Beschluss vorgelegt bekommen.
Die Feststellung des Jahresabschlusses
Ein häufiger Fehler beim Jahresabschluss ist das Vergessen der Feststellung. Der Jahresabschluss muss nach Erstellung "unverzüglich" an die Gesellschafter weitergeleitet werden. So soll verhindert werden, dass Informationen untergehen und verschleppt werden.