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Blitzblanker Posteingang mit der AAA-Methode

Lesezeit: 3 Minuten Gelesene Mails, ungelesene Mails, mit Zeichen markierte und rot erscheinende Mails. Das ist die Realität der meisten E-Mail-Posteingänge. Viele Menschen nehmen sich immer wieder vor, das Postfach nicht mehr im Chaos versinken zu lassen. Und geholfen hat es … genau! Dabei braucht man nur 3 Entscheidungsfragen konsequent anzuwenden. Aber ich gebe zu: Man braucht gerade anfangs auch jede Menge Disziplin.

3 min Lesezeit
Blitzblanker Posteingang mit der AAA-Methode

Blitzblanker Posteingang mit der AAA-Methode

Lesezeit: 3 Minuten

Kennen Sie das? Erst vor einiger Zeit haben Sie Ihren E-Mail-Posteingang gründlich aufgeräumt. Das hat zwar viel Zeit gekostet, aber danach hatten Sie wieder einen Überblick über Ihren elektronischen Briefkasten. Doch schnell war es vorbei mit der Übersichtlichkeit. Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails tummeln sich derzeit in Ihrem Postfach? Und wie viele davon sind in direkter Bearbeitung? Genau!

AAA für den elektronischen und Papier-Posteingang

Alle paar Wochen ein aufwändiges „Aufräum-Kommando“ durch das E-Mail-Postfach zu schicken, scheint nicht wirklich die Lösung zu sein. Deshalb stelle ich Ihnen jetzt die „AAA-Methode“ vor, damit Sie schnell organisiert sind.

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Schritt 1: A wie „Abfall

Stellen Sie sich bei jeder eingehenden Nachricht drei Fragen. Hier kommt gleich die erste Entscheidungsfrage: Kann ich die E-Mail löschen, ist sie „Abfall“ (A)? Dazu machen Sie sich klar, nach welchen Kriterien Sie bislang wahrscheinlich unbewusst und zukünftig bewusst entscheiden. Welche Nachrichten sind zwar „nett, „interessant“ und „brauch‘ ich vielleicht mal für keine Ahnung was“? Das E-Mail-Postfach ist nicht wie bei Facebook ein Abbild wichtiger Lebensereignisse oder der Chronik. Oder ein Logbuch des Berufslebens. Ein E-Mail-Postfach soll lediglich aktuelle Vorgänge enthalten.

Wenn Sie Newsletter abonniert haben, dann legen Sie sich separate Ordner dazu an. Oder einen Ordner „lesen“. Dorthin verschieben Sie eingehende Mails. Das macht allerdings nur Sinn, wenn Sie die E-Mail dann auch lesen. Denn Ihr E-Mail-Postfach soll ja kein Newsletter-Archiv werden. Wenn Sie mit Microsoft arbeiten, können Sie aus der Mailnachricht heraus ganz einfach die Nachricht an OneNote senden. Dies eignet sich als Informations-Sammelstelle besser. Bauen Sie sich bei OneNote ein übersichtliches System auf und Ihren E-Mail-Newsletter können Sie nach dem Verschieben beruhigt löschen.

Die zentrale Frage „Kann die Mail gelöscht werden?“ sollten Sie sich wirklich als Entscheidungsfrage stellen. Ein „vorsichtshalber hebe ich sie auf“ führt dazu, dass Sie den Vorgang wiederholt und wiederholt zur Hand nehmen. Also: Beherzt löschen oder die zweite Frage beantworten.

Schritt 2: A wie „Aktion“

Die Aufgabe scheint wichtig zu sein, da sie die Barriere 1 („Abfall“) überstanden hat. Jetzt stellt sich die Frage nach der Aktion: Welche Aktion oder Aufgabe ergibt sich aus der E-Mail? Wenn sie sich innerhalb von zwei bis drei Minuten erledigen lässt, sollten Sie nach dem Sofort-Prinzip die Mail sofort abarbeiten. Danach kommt sie entweder in die Ablage (das ist das dritte A) oder wird gelöscht („Abfall“).

Ergibt sich aus der E-Mail eine Aufgabe, die zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen ist, sollte sie terminiert werden. Bei Outlook können Sie die E-Mail mittels Drag & Drop gleich in Ihren Aufgabenbereich ziehen. Die E-Mail selbst kommt entweder in einen entsprechenden Unterordner z. B. den Kunden- oder Projektordner oder in einen Ordner „terminiert“. Wenn die Aufgabe dann in Ihrer Aufgabenliste auftaucht, haben Sie den Vorgang gleich im Blick und finden die Mail in Ihrem System schnell wieder. Und Ihr E-Mail-Posteingang ist (fast) leer.

Bleibt nur noch 3: A wie „Ablage“

Jetzt befinden sich nur noch E-Mails in Ihrem Postfach, die nicht zu löschen sind und auch keine Aktion erfordern. Das müsste jetzt eine typische Ablage-Mail sein. Deshalb die Kontrollfrage „Kann diese Nachricht in die Ablage?“ Nach dem „ja“ einfach nur noch in den entsprechenden Unterordner im Postfach ablegen. Oder in Ihrem Datenbereich im Explorer.

Oder es ist wie eingangs beschrieben eine Information, mit der Sie (derzeit) nichts weiter machen, die Sie aber für späteren Zugriff aufbewahren wollen oder müssen. Dann bauen Sie sich ein Infosystem mit OneNote
oder anderen Systemen wie Scribble Papers, Evernote
und dergleichen auf.

Jetzt sind Sie dran – einmal am Tag ein leerer Posteingang mit „AAA“

Wenn Sie Ihr Verhalten bei eingehenden E-Mails verändern, werden Sie sofort Ergebnisse sehen. Wenn Sie kontinuierlich E-Mails nach dem AAA-Schema abarbeiten, ist Schluss mit schlechtem Gewissen und fehlender Übersichtlichkeit.

Gutes Gelingen wünscht Ihnen Wera Nägler, Ihre Expertin für eine bessere Büro-Organisation

Bildnachweis: Daniel Ernst / stock.adobe.com

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