Da man aber auf die grafische Aufwertung nicht verzichten möchte und lange Übertragungsraten nicht in Kauf nehmen möchte, muss hier vor dem Speichern der Datei ein Arbeitsschritt eingefügt werden. Dieser Arbeitsschritt ist das Komprimieren von Bildern und Grafiken. Damit bleiben die Daten in ihrer Darstellung aufgewertet und die Dateigröße erhöht sich nur in einem erträglichen Maß.
Um die Komprimierung durchführen zu können, klicken Sie einfach die Grafik oder das Bild einmal mit der Maus an, sodass bei der Excel-Version 2007 und 2010 im Menüband die Registerkarte "Bildtools" eingeblendet wird. In der Excel-Version 2003 erscheint stattdessen die Symbolleiste "Grafik". Klicken Sie nun auf das Symbol "Bilder komprimieren". Wir haben hier verschiedenste Auswahlmöglichkeiten. Bei der Option "Nur für dieses Bild übernehmen" legen sie fest, ob Sie nur das angeklickte Bild komprimieren möchten oder alle Bilder in der Mappe.
Bilder komprimieren: Option "Zugeschnittene Bildbereiche löschen"
Wichtig ist hier auch die Option "Zugeschnittene Bildbereiche löschen" da Sie hier bei zugeschnittenen Bildern auch tatsächlich den abgeschnittenen Bereich entfernen. Ansonsten kann es passieren, wenn Sie das Bild verschicken, dass jemand einfach das Bild wieder erweitern kann. Dies kann zu unliebsamen Folgen führen.
In der Zielausgabe legen Sie fest, wie stark das Bild komprimiert werden soll. Bei der Option "Drucken" ist eine sehr hohe Auflösung gegeben, sodass die Komprimierung nicht so stark ist und damit die Dateigröße auch nicht besonders minimiert wird. Bei den Optionen "Bildschirm" und "E-Mail" ist dagegen eine starke Komprimierung gegeben und die Dateigröße wird entsprechend verkleinert. Diese Auflösungen reichen aber meistens für eine normale Korrespondenz aus.