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BFH: So muss Ihr Fahrtenbuch aussehen

Lesezeit: 2 Minuten Sie müssen Ihre geschäftlichen Fahrten so aufzeichnen, dass der berufliche Anlass plausibel nachvollziehbar ist und sich gegebenenfalls auch nachprüfen lässt. In aktuellen Urteilen hat der Bundesfinanzhof (BFH) genauer festgelegt, wie Ihr Fahrtenbuch aussehen soll.

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BFH: So muss Ihr Fahrtenbuch aussehen

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In seinen Urteilen vom 09.11.2005 (Az. VI R 27/05 und Vi R 64/04)) hat der BFH entschieden, dass ein Fahrtenbuch nur ordnungsgemäß ist, wenn
  • es zeitnah in geschlossener Form geführt wird,
  • sich alle Angaben unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben und
  • bei Erstellung mit einem EDV-Programm nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind oder erkennbar dokumentiert werden.

In seinem neuesten Urteil vom 16.03.2006, Az. Vi R 87/04, gibt der BFH weitere Detailanweisungen, wie Sie Ihr Fahrtenbuch führen müssen. Wenn Sie sich danach richten, hat das Finanzamt keine Chance mehr, Ihr Fahrtenbuch aus formellen Gründen abzulehnen. Folgende Angaben sind beim Fahrtenbuch unbedingt erforderlich:

  • das Datum,
  • das Reise- bzw. Fahrtziel,
  • der aufgesuchte Kunde bzw. Geschäftspartner (Personen müssen namentlich aufgeführt werden) oder
  • wenn keine Personen aufgesucht werden, der konkrete Grund der Fahrt, z.B. Besuch einer Behörde, einer Filiale oder einer Baustelle.
Zu Beginn und Ende jeder einzelnen beruflichen Fahrt müssen Sie den Gesamtkilometerstand eintragen. Wenn Sie die Reise nicht unterbrechen, beginnt sie mit dem Verlassen der Betriebsstätte und endet mit der Rückkehr in die Betriebsstätte. Anfangs- und/oder Endpunkt kann auch die Wohnung sein.
Der BFH fordert von Ihnen, das Sie den Gesamtkilometerstand zu Beginn und am Ende einer Reise in Ihrem Fahrtenbuch angeben. Somit ist es nicht erforderlich, den Gesamtkilometerstand anzugeben, den Sie am Zielort erreicht haben. Haben Sie zuerst Ihre auswärts gelegene Betriebsstätte aufgesucht und kehren Sie dorthin zurück, müssen Sie auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb aufführen.
Besteht Ihre einheitliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, dürfen Sie die einzelnen Abschnitte miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbinden. Sie geben dann den Gesamtkilometerstand zu Beginn der Fahrt und den Gesamtkilometerstand am Ende der gesamten Reise in Ihrem Fahrtenbuch an. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie die einzelnen Kunden oder Gesprächspartner, die Sie besuchen, im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufführen, in der Sie sie aufgesucht haben.
Wenn Sie eine berufliche Fahrt durch eine private Fahrt unterbrechen, handelt es sich um einen Einschnitt, den Sie dokumentieren müssen. Sie müssen diesen Einschnitt durch die Angabe des Gesamtkilometerstands dokumentieren.
Alle Angaben müssen sich unmittelbar aus dem Fahrtenbuch ergeben. Sie können aus Platzgründen Abkürzungen benutzen. Die Abkürzungen müssen aus sich heraus verständlich sein oder Sie schlüsseln diese auf einem gesonderten Blatt auf, das Sie dem Fahrtenbuch beifügen.

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