Betriebsfeier absetzen – Das sind die Hürden
Schwierigkeiten macht das Finanzamt immer wieder, wenn der Rahmen des "Üblichen" überschritten wird. Dies könnte beispielsweise bei
- dem Teilnehmerkreis,
- den Kosten,
- der Anzahl der Betriebsfeiern und
- der Dauer des Festes
der Fall sein.
Betriebsfeier: Die Teilnehmer
Ist Ihr Betriebsausflug oder Ihre Betriebsfeier für alle Mitarbeiter und stellt kein besonderes Privileg für bestimmte Mitarbeiter (z. B. als Dank für besondere Leistungen) dar, so gilt Steuer- und Abgabenfreiheit.
Sind Sie allerdings Chef eines größeren Unternehmens, dann ist es kein Problem, einen Betriebsausflug auch nur für eine bestimmte Mitarbeitergruppe (z. B. Auszubildende) oder bestimmte Abteilungen zu veranstalten.
Betriebsfeier: Diese Kosten können Sie geltend machen
– Kosten für Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
– Fahrtkosten für An- und Abreise (z. B. Busfahrt)
– Fahrtkosten für Erlebnisfahrten (Ausflugsdampfer etc.)
– Kosten für die Übernachtung bei mehrtägigen Veranstaltungen
– Eintrittskarten für kulturelle/sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Betriebsfeier nicht im Besuch einer solchen Veranstaltung erschöpft
– Geschenke ohne bleibenden Wert, z. B. Souvenir-T-Shirts, wenn diese als Aufmerksamkeiten gewertet werden, also den Rahmen von max. 40 € nicht überschreiten
– Aufwendungen für die Infrastruktur: Räume, Musik, Künstler, wenn diese nicht der wesentliche Zweck der Betriebsveranstaltung sind
Betriebsfeier: Die Angehörigen-Falle
Häufig werden auch Angehörige der Mitarbeiter zu einem Betriebsfest eingeladen. Doch Vorsicht bei den Kosten: Die 110 €-Grenze gilt pro Mitarbeiter und nicht pro Teilnehmer.
Hier ein Rechenbeispiel: Sie veranstalten eine Betriebfeier für Ihre 5 Mitarbeiter, die jeweils ihren Lebenspartner mitnehmen – also für insgesamt 10 Teilnehmer. Die Gesamtkosten belaufen sich auf 700 € – macht pro Teilnehmer 70 €. Also alles in Ordnung? – Weit gefehlt! Die Gesamtkosten dürfen nur auf die teilnehmendem Mitarbeiter aufgeteilt werden. Das ergibt bei 5 Mitarbeitern jeweils 140 €. Die Grenze ist damit überschritten und es werden Steuern und Sozialabgaben fällig.
Diese Möglichkeiten haben Sie, wenn die Betriebsfeier teurer wird
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern etwas bieten wollen, kostet die Betriebsfeier schnell mehr als 110 €- pro Mitarbeiter. Steuern und Sozialabgaben können Sie dann nur vermeiden, wenn Sie einen der folgenden Tipps umsetzen:
1. Vereinbaren Sie bereits im Vorfeld der Betriebfeier mit Ihren Mitarbeitern, dass diese sich mit einem Eigenanteil an den Veranstaltungskosten beteiligen, um den Arbeitgeberanteil so auf höchstens 110 € pro Mitarbeiter zu drücken.
2. Sorgen Sie dafür, dass ein Betriebsausflug, bei dem die 110 €-Grenze pro Mitarbeiter überschritten wird, einen für die Arbeit wichtigen Programmpunkt, z. B. eine Betriebbesichtigung bei einem Geschäftspartner hat. Die Kosten, die auf die Besichtigung entfallen, können anteilig von den Gesamtkosten abgezogen werden und so können Sie bei den Gesamtkosten für die Betriebsfeier unter 110 € zu bleiben.
Betriebsfeier: Anzahl der Veranstaltungen
Zwei Veranstaltungen (z. B. Betriebsfeier + Weihnachtsfeier) für alle Mitarbeiter pro Jahr bleiben steuer- und abgabenfrei. Drei und mehr gelten als "unüblich" – auf den Kosten würden Sie sitzenbleiben.
Auch hier gilt bei größeren Unternehmen: Sie veranstalten eine Betriebsfeier für Abteilung A und eine für Abteilung B sowie eine Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter, dann bleiben alle Veranstaltungen abgabenfrei.
Betriebsfeier: Dauer der Veranstaltung
Bei der Dauer des Betriebsausflugs bzw. der Betriebsfeier gibt es keine zeitlichen Beschränkungen. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) aus dem Jahr 2005 sind auch mehrtägige Veranstaltungen möglich (BFH, Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 439).
Solange Sie die Kostengrenze nicht überschreiten, kann für den Betriebsausflug auch eine Übernachtung einplant werden.
Betriebsfeier: Kosten pro Mitarbeiter
Die Aufwendungen für den Betriebsausflug oder die Betriebsfeier dürfen insgesamt nicht mehr als 110 € brutto pro Mitarbeiter betragen. Anderenfalls sind die Leistungen nicht lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei (R 72 Abs. 4 LStR). Werden die 110 € überschritten, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Und das gilt dann nicht nur für den über 110 € hinausgehenden Teil, sondern für den gesamten Betrag. In einem solchen Fall können Sie dann nur noch die Lohnsteuer pauschal mit 25% abführen, damit Ihre Zuwendung im Zusammenhang mit der Veranstaltung wenigstens sozialversicherungsfrei bleibt.