Durch kontinuierliches "Scanning" werden Warnsignale identifiziert und sichtbar gemacht
"Frühwarnsysteme sind Systeme, Vorgehensweisen und Instrumente, die Unternehmen in ihrem spezifischen Umfeld dabei unterstützen, sich auf zukünftige Entwicklungen und Anforderungen vorzubereiten und den Wandel zu antizipieren" (Definition der Arbeitsgruppe "Betriebliche Frühwarnsysteme" im Rahmen des nationalen thematischen Netzwerkes "Lernen in KMU").
Im Mittelpunkt steht dabei die Erkennung und Auswertung von unterschiedlichen Informationen aus dem Unternehmen selbst sowie aus dessen Umfeld, so genannter "Signale".
Diese Warnsignale weisen auf Strukturbrüche, Diskontinuitäten oder Trendveränderungen hin. Extern können dies Veränderungen in den Absatz- und Beschaffungsmärkten sein, Technologiewandel oder Expansionsbestrebungen von Wettbewerbern. Innerhalb des Unternehmens lassen diese Signale Veränderungen im Wertesystem des Unternehmens, im Führungsverhalten oder in der Motivation der Mitarbeiter deutlich werden.
Aufspüren der Warnsignale als Grundlage der Früherkennung
Das Aufspüren der Signale – auch als "Scanning" bezeichnet – bildet die Grundlage der strategischen Früherkennung. Ergeben sich hieraus relevante Problemfelder, schließt sich das "Monitoring" an, im Rahmen dessen eine vertiefende Beobachtung sowie eine Ursache-Wirkung-Analyse durchgeführt werden. Auf Basis hieraus resultierender Erkenntnisse werden Prognosen (meist in Form von Szenarien) erstellt und adäquate Gegenstrategien und Maßnahmen abgeleitet.
Warnsignale kommen aus unterschiedlichen Bereichen
Beispiele:
- Markt
- sinkendes Auftragsvolumen
- abnehmende Marktanteile
- verringernde Preiselastizität
- zunehmende Kundenreklamationen
- Produktion/ Dienstleistung
- abnehmende Produktivität
- steigende Qualitätsprobleme
- Lieferverzögerungen
- Finanzen
- sinkende Umsatzerlöse
- Budgetabweichungen
- Liquiditätsengpässe
- Abweichungen bei der Finanzplanung
- Änderung der Zahlungsweise (Hinauszögern von Zahlungen, Überschreitung der Zahlungsziele)
- Innerbetriebliche Situation
- erhöhte Krankheitsrate bei den Mitarbeitern
- angespanntes Betriebsklima
- zunehmende Aggression im gegenseitigen Umgang
- erhöhte Schuldzuweisungen bei auftretenden Fehlern etc.
Eine zentrale Aufgabe des Managements ist es, identifizierte Warnsignale in konkrete Handlungsanweisungen umzusetzen. Hierzu zählen die Überprüfung definierter Ziele sowie die ggf. erforderliche Anpassung der Zielerreichungsstrategien. Standen lange Zeit die Beobachtung einzelner Kennzahlen im Mittelpunkt der Betrachtung (Abweichung von Sollzahlen bzw. Mindestwerten), so sind diese für ein umfassendes Frühwarnsystem nicht mehr ausreichend.
Moderne Frühwarnsysteme sind darauf ausgerichtet, Zusammenhänge mehrdimensional miteinander zu verknüpfen und kritische Bereiche wie Organisation, Mitarbeiter und Prozesse sowie Markt, Lieferanten und Kunden in die Gesamtbetrachtung einzubeziehen.
Maßgeblich für die Qualität eines Frühwarnsystems sind die vom Management festgelegten Kennzahlen und Parameter in Bezug auf die betrachteten Bereiche sowie die daraus abgeleiteten Wirkungszusammenhänge und Sollvorgaben, bei deren Abweichung Alarm ausgelöst wird. Sind die Vorgaben fehlerhaft dimensioniert, etwa durch zu knapp bemessene Reserven, kann das Frühwarnsystem insgesamt seine Wirkung verlieren.