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Best Practices für die Planung mit MS Excel – Strukturidentität

Lesezeit: 2 Minuten Keine Seltenheit in der Unternehmenspraxis: Ein Planungswerkzeug in MS Excel mit über 30 Tabellenblättern und Tausenden von verformelten Zellen. Was sind die Best Practices, um ein Excel Planungswerkzeug von der beschriebenen Komplexität umzusetzen? Wie lässt sich verlässlich die Qualität sicherstellen? Ich stelle Ihnen einige bewährte Methoden vor, hier: Das Prinzip der Strukturidentität.

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Best Practices für die Planung mit MS Excel – Strukturidentität

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Das Prinzip der Strukturidentität erfordert, dass Sie sämtliche Strukturen in Ihrem MS Excel Planungstool so anlegen, dass sich analoge Inhalte in ALLEN Tabellenblättern innerhalb jeweils identischer Strukturen wiederfinden. Das heißt beispielsweise, dass sich die Periode "PLAN 2013" in JEDEM Tabellenblatt in der gleichen Spalte wiederfindet. Das heißt auch, dass sich eine spezifische Planposition in JEDEM Tabellenblatt in der gleichen Zeile wiederfindet.

Und diese Anforderung gilt unabhängig von der Funktion eines spezifischen Tabellenblatts: Ob es sich um Planeinheit A oder B handelt, ob es sich um einen Eingabemaske handelt oder um ein Prämissenblatt, in dem beispielsweise Verarbeitungsregeln für die erfassten Daten definiert werden.

Und dieses Prinzip erfordert in der Praxis beispielsweise auch:  Wenn in einem Prämissenblatt eine Zeile hinzugefügt wird, dann muss eine solche Zeile auch in allen übrigen Tabellenblättern hinzugefügt werden, sonst geht ja offensichtlich die beschriebene Strukturidentität verloren; denn mit dem Hinzufügen einer neuen Zeile, verschieben sich die Zeilenstrukturen der darunter liegenden Planpositionen.  

Vorteile der Strukturierung bei Ihrer Excel-Planung

Werfen wir einen Blick auf die Vorteile, die eine solche Strukturierung mit sich bringt. Der erste Vorteil besteht in einer deutlich gestiegenen Transparenz in Ihrem Excel Planungswerkzeug: 

  • Eine der typischen Herausforderungen mit Verlinkungen und Verformelungen innerhalb von MS Excel ist doch Folgende. Nehmen Sie eine beliebige Formel eines Excel Tools: "=($B345*Konzern!S23)*Konzern!$S334". Eine solche Formel verrät typischerweise rein gar nichts über die fachliche Logik der Formel. Und selbst wenn die fachliche Logik bekannt sein sollte, lässt sich beispielsweise für eine Qualitätskontrolle nicht auf Anhieb erkennen, ob diese Verformelung tatsächlich korrekt ist. Denn die Zelladresse sagt uns ja typischerweise zunächst einmal rein nichts.
  • Um in einem solchen Fall die fachliche Logik einer solchen Formel zu ermitteln, springen Sie auf jede einzelne der referenzierten Zellen und ermitteln dort die (fachliche) Bedeutung der Zelle. Das ist extrem zeitaufwändig und sicherlich keine adäquate Strategie zur Qualitätskontrolle für Planungswerkzeuge von größerem Umfang.  
  • Besteht dagegen Strukturidentität, lassen sich Formeln ganz einfach interpretieren. Denn Zellen aus jedem beliebigen Tabellenblatt können einfach nachvollzogen werden. An der Spalte erkennen Sie beispielsweise immer die Periode, die Zeile wiederum gibt immer an, um welche Planposition es sich handelt. Das erleichtert die Formelinterpretation und auch die Qualitätskontrolle ganz erheblich.

Ein zweiter, viel wichtigerer Grund ist folgender:

  • Excel passt beim Kopieren von Formeln automatisch die Spalten- und Zeilenbezüge an. Wenn Sie die Formel "=C10+F5" aus der Zelle C5 in die Zelle F5 kopieren, dann wird die kopierte Formel wie folgt angepasst: Die jeweilige Zeilen- & Spaltendifferenz zwischen C5 [Quellzelle] und F5 [Zielzelle] wird auf die kopierte Formel angewandt. Aus "=C10+F5" wird "=F10+I5".
  • Dieses Prinzip der Beibehaltung relativer Bezüge erlaubt den sehr schnellen Aufbau von Planungswerkzeugen in MS Excel, wenn das Prinzip der Strukturidentität angelegt ist. Denn das Prinzip der Strukturidentität bedeutet ja, dass eben diese "relativen" Bezüge zwischen den Tabellenblättern ebenfalls konstant gehalten werden. Egal ob Sie Formeln von einer Spalte zu einer weiteren Spalte kopieren oder von einem Tabellenblatt in das nächste: Excel passt die relativen Bezüge der kopierten Formel an – und diese Bezüge verlinken bei Strukturidentität automatisch auf die richtigen Zellen. Probieren Sie’s aus!

Das Prinzip der Strukturidentität in MS Excel Dokumenten ist am einfachsten umzusetzen, wenn Sie zunächst einmal ein "Mastertabellenblatt" entwickeln, das die wesentlichen Anforderungen für sämtliche Planeinheiten bzw. für sämtliche Planungsanforderungen abbildet.

Hierbei gilt: Dieses "Mastertabellenblatt" sollte für sämtliche erforderlichen Tabellenblätter im Excel Planungswerkzeug eine einheitliche Struktur abbilden. Wohlgemerkt: Diese Struktur kann dann jeweils für spezifische Zwecke eines Tabellenblatts angepasst werden, beispielsweise werden bei Planeinheiten mit geringem Planungsumfang Spalten/Zeilen ausgeblendet.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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