- Sie können eine Besprechung leiten oder darin mitdiskutieren, aber nicht beides! Entscheiden Sie sich für eine Rolle.
- Delegieren Sie so viele Aktivitäten wie möglich, beispielsweise die Leitung einzelner Themen oder die Bedienung von Geräten.
- Arbeiten Sie wo immer möglich mit Bildern! Visualisierte Informationen werden schneller verstanden.
- Lassen Sie Gefühlsäußerungen der Diskutierenden zu, sofern sie nicht zu Nebenschauplätzen führen. Sie helfen dabei, das Ideenpotenzial der Teilnehmer freizusetzen.
- Arbeiten Sie mit offenen Fragen, um den Beteiligten den Einstieg zu erleichtern, z. B.: „Weshalb ist es geschehen?“ „Wie können wir diesen Konflikt lösen?“
- Greifen Sie ein, wenn die Diskussion ziellos wird: Fassen Sie das bis dahin Erarbeitete noch einmal kurz zusammen, um den Anschluss wiederherzustellen.
- Setzen Sie Meetings nicht länger als 2 Stunden an. Danach brauchen die Teilnehmer zumindest eine Pause. Idealerweise kommen Sie in Ihren Meetings generell spätestens nach 2 Stunden zu einem Ergebnis.
- Halten Sie den vorgegebenen Zeitrahmen konsequent ein. Wenn Sie während des Meetings feststellen, dass eine endgültige Entscheidung nicht zu Stande kommen kann, weil es noch zu viel zu klären gibt, heißt es flexibel sein. Formulieren Sie ein Zwischenziel und halten Sie alle Punkte fest, auf die man sich bereits einigen konnte. Beauftragen Sie einen Teilnehmer, bis zum nächsten Mal die noch nötigen Informationen zu beschaffen.
Besprechungsmanagement: Schluss mit Endlos-Meetings
Das Meeting ist für eine Stunde angesetzt und kaum hat man sich Versehen, sitzt man schon wieder drei Stunden im Besprechungsraum und redet sich die Köpfe heiß. Leider ist das Ergebnis am Ende immer noch nicht zufrieden stellend. Damit ist jetzt Schluss – Mit den folgenden Tipps für ein effizientes Besprechungsmanagement kommen Sie in Ihren Meetings schneller auf den Punkt: