Besprechung in 7 Phasen moderieren
Als Moderator geben Sie den Verlauf der Sitzung vor. Dabei können Sie sich an folgendem Leitfaden orientieren:
1. Eröffnung
2. Aufwärmen und kennen lernen; Auftrag, Erwartungen und Ziele klären
3. Informationen sammeln und strukturieren
4. Pläne erstellen; Aufgaben formulieren
5. Arbeitsaufträge vergeben
6. Zusammenführung der Ergebnisse
7. Aktionsplan erstellen
Führen Sie mit Fragen durch die Besprechung
Mit zielgerichteten Fragen können Sie als Moderator die Teilnehmer der Besprechung geschickt zum Ziel lenken. Stellen Sie sehr konkrete Fragen. Fragen Sie nach der persönlichen Meinung der einzelnen Teilnehmer und lassen Sie sich von Fragen aus der Gruppe leiten. Verwenden Sie „offene Fragen“ mit den Fragewörtern „wer, wie, was, womit,“ um die Diskussion zu eröffnen. Verwenden Sie „geschlossene Fragen“, auf die man mit „ja“ oder „nein“ antwortet, nur, wenn Sie etwas feststellen oder vereinbaren wollen.
Bei der Kartenabfrage erhalten alle Teilnehmer Karten, auf denen sie ihre Ideen notieren. Der Moderator sammelt die Karten ein und sortiert sie an der Pinnwand – so entstehen Themengruppen. Diese Methode sollten Sie zur gezielten Informationssammlung nutzen.
Der Vorteil ist hierbei, dass alle Teilnehmer gleich gefordert werden und relativ unbeeinflusst antworten können. Die 1-Punkt-Frage eignet sich, um eine Tendenz zu erfragen: Auf einer Skala sollen die Teilnehmer mit einem Klebepunkt markieren, wo ihre Zustimmung liegt. Mit der 3-Punkte-Frage können Sie ermitteln, wo die Gruppe Aufgabenschwerpunkte setzt. Die Teilnehmer erhalten hierzu 3 Klebepunkte und legen Prioritäten fest.
Ergebnisse der Besprechung:
Am Ende der Sitzung werten Sie mit den Teilnehmern den Arbeitsprozess aus. Vergleichen Sie die Ziele mit dem erreichten Ergebnis sowie die Erwartungen mit den inhaltlichen und personenbezogenen Ergebnissen.
Ihre Rolle bei der Besprechung:
Vergleichen Sie nach der Besprechung den Verlauf mit Ihrer Planung: Was ist gut gelaufen, was nicht? Notieren Sie, was Sie beim nächsten Mal besser machen könnten. Versenden Sie schließlich ein Protokoll an alle Beteiligten.
Grundregeln für den Moderator:
- Immer neutral gegenüber allen Teilnehmern sein
- Fragen statt sagen
- Nicht bewerten, nicht kommentieren
Überzeugen Sie mit Argumenten
Ob in einer Verhandlung mit Kunden, in der Besprechung mit dem Chef oder im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern: Wer andere von seiner Sichtweise und Strategie überzeugen will, braucht gute Argumente. 5 Schritte, wie Sie die richtigen Argumente finden:
1. Bestimmen Sie Ihre Ziele vor der eigentlichen Besprechung
Nur wenn Sie zu Beginn der Besprechung wissen, was Sie am Ende erreicht haben wollen, können Sie diese Ziele konsequent anstreben. Je genauer Sie vorab Ihre Ziele definieren, desto wahrscheinlicher ist Ihr Erfolg.
Machen Sie sich auch eine Rangfolge Ihrer Ziele bewusst, damit Sie schon vorher genau wissen, wo Sie einen Kompromiss eingehen könnten und wo Sie unbedingt an Ihrem Ziel festhalten müssen. Definieren Sie auch negative Ziele: Was sollte auf keinen Fall passieren?
2. Suchen Sie Argumente für die Besprechung
Schreiben Sie zunächst alle Argumente auf, die Ihnen einfallen. In fachspezifischen Einzelfällen können Sie auch andere Kollegen fragen. Werten Sie die Argumente zunächst nicht.
3. Systematisieren Sie
Im nächsten Schritt ordnen Sie die Argumente. Fassen Sie ähnliche zu Gruppen zusammen und unterscheiden Sie Haupt- und Nebenargumente.
4. Sortieren Sie aus
Weniger ist mehr. Trennen Sie sich von Argumenten, die wenig überzeugen, sich leicht widerlegen lassen und Ansatzpunkt für eine Gegenargumentation
sein könnten.
5. Gewichten Sie
Beim Gewichten Ihrer Argumente stehen 2 Kriterien im Mittelpunkt:
- Wie überzeugend ist das Argument auf sachlicher Ebene?
- Welche Argumente stehen in Übereinstimmung mit den Interessen des Gesprächspartners?
Denken Sie daran: Sie können jemanden am besten überzeugen, wenn Sie den Nutzen der Lösung für ihn herausstellen.
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