Vor der Besprechung
- Der Termin, Zeit und Ort der Besprechung ist allen Teilnehmern bekannt.
- Idealerweise haben alle Beteiligten eine Einladung erhalten oder entnehmen die Tagesordnungspunkte dem Protokoll der vorangegangenen Sitzung.
- Eine Tagesordnung steht fest und der zeitliche Umfang der einzelnen Punkte entspricht der geplanten Gesamtdauer.
- Der Besprechungsraum ist reserviert.
- Bei längeren Besprechungen sind Getränke geordert.
- Bei größeren Teilnehmerzahlen sollte eine Teilnehmerliste herumgehen.
- Störfaktoren (Telefon, Besucher, …) sind ausgeschaltet.
- Moderation und Protokollführung sind benannt.
- Ein Laptop für den Protokollführer steht zur Verfügung.
- Visualisierungshilfen (Flipchart, Beamer, Leinwand) stehen bereit.
Während der Besprechung
- Pünktlicher Beginn!
- Keine Besprechung ohne Protokoll!
- Teilnehmer feststellen bzw. Teilnehmerliste kursieren lassen.
- E-Mail-Adressen für den Protokollversand sind bekannt. (Verteiler)
- "Zeitwächter" ernennen, falls die Moderation umfänglich ist.
- Zeitdisziplin gilt für alle Teilnehmer. Keine ausufernden Wortbeiträge.
- Störungen werden benannt und priorisiert oder vertagt.
- Alle Diskussionen sind lösungsorientiert!
- Ergebnisse und Abstimmungen werden vom Moderator zusammengefasst.
- Benennung von Verantwortlichkeiten zu erledigender Dinge (Wer macht was bis wann?) und Festhalten im Protokoll
- Aufschiebbare, unerledigte Themen in den Themenspeicher des Protokolls aufnehmen.
- Gemeinsames Festlegen des Nachfolgetermins
Nach der Besprechung
- Das Protokoll entspricht formalen Kriterien
– Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Moderator und Protokollant, Tagesordnung, Verantwortlichkeiten, Themenspeicher, Rechtschreibung - Protokoll mit / als Einladung für Folgebesprechung versenden.
- Teilnehmer prüfen ihre Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten und arbeiten sie bis zum gesetzten Datum ab.
- Folgesitzung (Raum, Materialien) vorbereiten.
