Besprechungen - Checkliste für die erfolgreiche Gestaltung

Der Termin, Zeit und Ort der Besprechung ist allen Teilnehmern bekannt.
Idealerweise haben alle Beteiligten eine Einladung erhalten oder entnehmen die Tagesordnungspunkte dem Protokoll der vorangegangenen Sitzung.
Eine Tagesordnung steht fest und der zeitliche Umfang der einzelnen Punkte entspricht der geplanten Gesamtdauer.
Der Besprechungsraum ist reserviert.
Bei längeren Besprechungen sind Getränke geordert.
Bei größeren Teilnehmerzahlen sollte eine Teilnehmerliste herumgehen.
Störfaktoren (Telefon, Besucher, …) sind ausgeschaltet.
Moderation und Protokollführung sind benannt.
Ein Laptop für den Protokollführer steht zur Verfügung.
Visualisierungshilfen (Flipchart, Beamer, Leinwand) stehen bereit.

Pünktlicher Beginn!
Keine Besprechung ohne Protokoll!
Teilnehmer feststellen bzw. Teilnehmerliste kursieren lassen.
E-Mail-Adressen für den Protokollversand sind bekannt. (Verteiler)
"Zeitwächter" ernennen, falls die Moderation umfänglich ist.
Zeitdisziplin gilt für alle Teilnehmer. Keine ausufernden Wortbeiträge.
Störungen werden benannt und priorisiert oder vertagt.
Alle Diskussionen sind lösungsorientiert!
Ergebnisse und Abstimmungen werden vom Moderator zusammengefasst.
Benennung von Verantwortlichkeiten zu erledigender Dinge (Wer macht was bis wann?) und Festhalten im Protokoll
Aufschiebbare, unerledigte Themen in den Themenspeicher des Protokolls aufnehmen.
Gemeinsames Festlegen des Nachfolgetermins

Das Protokoll entspricht formalen Kriterien
– Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer, Moderator und Protokollant, Tagesordnung, Verantwortlichkeiten, Themenspeicher, Rechtschreibung
Protokoll mit / als Einladung für Folgebesprechung versenden.
Teilnehmer prüfen ihre Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten und arbeiten sie bis zum gesetzten Datum ab.
Folgesitzung (Raum, Materialien) vorbereiten.