1. Regel des Zeitmanagements: Vermeiden Sie Ablenkungen
Selbst kurze Störungen können Ihre Arbeit schon erheblich behindern. Bereits fünf Sekunden Unterbrechung reichen dafür aus, sagen Wissenschaftler. Nach der kleinen Pause müssen Sie Konzentration für die ursprüngliche Tätigkeit sammeln – und das kostet nicht nur Zeit, sondern meist auch Nerven.
Was tun? Verzichten Sie auf alles, was Sie von der eigentlichen Tätigkeit ablenkt. Wenn Sie all Ihre Konzentration brauchen, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm, schalten Sie Ihr Handy aus oder auf stumm, verzichten Sie auf das Internet. Je mehr Sie sich daran halten, desto geringer ist die Verlockung
2. Regel des Zeitmanagements: Reduzieren Sie Zeitfresser
Analysieren Sie Ihren Arbeitsalltag: Welche Tätigkeiten gehen Ihnen schnell und locker von der Hand, welche verlangen dagegen besonders viel Zeit?
Entwickeln Sie daraus Strategien für Ihre zukünftige Zeitverwendung: Bündeln Sie zum Beispiel ähnliche Aufgaben (Post beantworten), legen Sie Zeitrahmen fest (Besprechungen, Telefonate) oder lernen Sie, schneller zu lesen. Und nicht zuletzt: Ein Schwätzchen mit Kollegen oder Geschäftspartnern dient zwar dem sozialen Austausch, aber reduzieren Sie den auf ein höfliches Minimum.
3. Regel des Zeitmanagements: Lernen Sie Nein sagen
Lassen Sie sich nicht bei jeder Gelegenheit um Hilfe bitten. Lernen Sie, in berechtigten Situationen auch mal Nein zu sagen, denn auch Sie können nur eine bestimmte Menge an Aufgaben bewältigen. Bleiben Sie hart, aber höflich und bieten Sie gegebenenfalls Alternativen an: Sie können es zu einem späteren Termin erledigen, Sie fordern im Gegenzug Hilfe von Ihrem Gegenüber oder Sie fragen einfach nach dem Grund seiner Bitte.
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