Wer mit Personaldaten arbeitet, stößt immer wieder auf Vorschriften, die aufgrund der Sensibilität dieser Datenklasse zu beachten sind. Allen voran liefert das Datenschutzgesetz grundlegende Bestimmungen, die die Arbeit mit Personaldaten erheblich beeinflussen. Dies gilt besonders im Personalcontrolling, bei dem regelmäßig große Mengen von Personaldaten ausgewertet und analysiert werden.
Datensparsamkeit und Datenvermeidung
Gleich zu Beginn des Datenschutzgesetzes, nämlich im §3a wird dazu aufgerufen, Datenerhebung nur soweit durchzuführen, wie es für den jeweiligen Verwendungszweck nötig ist. Damit verbietet sich gleichzeitig die willkürliche Sammlung von Daten "auf Vorrat" und jedes gespeicherte Datenfeld sollte gut begründet werden können.
Ebenso gilt es, sich darüber Gedanken zu machen, wie lange gespeicherte Daten aufbewahrt werden sollen und wann eine Löschung erfolgt. Sollen Daten zu statistischen Zwecken auch über einen längeren Zeitraum gespeichert bleiben, als dies üblicherweise notwendig wäre, kann man durch Anonymisierung dafür sorgen, dass durch den weggefallenen Personenbezug dem Datenschutz nicht entgegengestanden wird.
Anonymisierung und Pseudonymisierung
Werden Datensätze durch Weglassen oder Ändern von Merkmalen so verändert, dass ein Bezug auf konkrete Personen nicht mehr möglich ist, spricht man von Anonymisierung oder Pseudonymisierung. Wenngleich fest steht, dass personenbezogene Einzeldaten in den statistischen Auswertungen nicht mehr benötigt werden, verhindert eine Anonymisierung jedoch gleichzeitig, dass eine Prüfung der jeweiligen Auswertung auf Einzeldatensätze erfolgen kann.
Dies nimmt dem Personalcontroller wichtige Möglichkeiten zur Überprüfung der Datenqualität. Ein Kompromiss ist es, wenn die Einzeldatensätze einem sehr eingegrenzten Kreis (z.B. nur Personalcontroller) zur Verfügung stehen und vor der Weitergabe der aus ihnen produzierten Statistik von dieser abgetrennt werden.
Anonymisierung und Pseudonymisierung von Datensätzen im Personalbereich sorgen also für eine hohe Sensibilität, müssen jedoch bei allem Verständnis für die Schutzbedürfnisse mit Bedacht angewendet werden. So dürfen Datensätze gerade in den Feldern, die für eine Auswertung wichtig sind, eben nicht verändert werden. Die Gratwanderung, die das Personalcontrolling hier im täglichen Geschäft absolvieren muss, bedarf eines durchdachten Datenschutzkonzeptes und einer fortgeschrittenen Personalcontrolling-Strategie.