Kennen Sie das? Es ist noch nicht mal 10 Uhr und Sie haben gefühlte 1.000 Dinge zu erledigen und Ihr Schreibtisch sieht entsprechend aus. Der gestrige Tag war genauso hektisch und als der Feierabend nahte, hatten Sie das Gefühl, zu wenig geschafft zu haben. An schlechten Tagen ist es vielleicht sogar das Gefühl, nicht zu dem gekommen zu sein, was man sich vorgenommen hatte. Und auch heute geht irgendwie schon wieder alles durcheinander und Sie befürchten, wieder nicht zum wirklich Wichtigen zu kommen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Verlauf Ihres Arbeitsalltags aktiver zu gestalten, mehr Wesentliches zu schaffen und insgesamt zufriedener zu sein.
Tipp 1 zur Büroorganisation: Überblick
Sorgen Sie als erstes und immer wieder für Überblick und Übersicht in Ihrem Büro und an Ihrem Arbeitsplatz. Nur tagesaktuelle Unterlagen sind in Ihrer unmittelbaren Reichweite. In diesen "heiligen Bereich" gehört nichts, was Sie morgen oder nächste oder irgendwann mal erledigen. Gerade in Stressphasen gilt: Nehmen Sie sich Zeit zum Aufräumen und Sortieren. Je hektischer, desto wichtiger ist das Aufräumen, um den Überblick zu bekommen oder zu erhalten.
Tipp 2 zur Büroorganisation: Wichtigstes zuerst
Erstellen Sie täglich eine Aufgabenliste. Am besten erledigen Sie das am Vorabend. Vergeben Sie für jede Aufgabe die Priorität A, B oder C. Arbeiten Sie erst alle A-Aufgaben ab. Erledigen Sie innerhalb der Kategorien das Unangenehmste zuerst. Das wird Ihre Zufriedenheit enorm steigern.
Tipp 3 zur Büroorganisation: Zeitrahmen vergeben
Setzen Sie sich für alle Tätigkeiten Zeitvorgaben. Nach der Hälfte der vorgesehenen Zeit kontrollieren Sie, ob Sie auch wirklich die Hälfte geschafft haben. Verplanen Sie nie den gesamten Arbeitstag. Mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit sollten Sie unverplant zu lassen.
Tipp 4 zur Büroorganisation: Keine Zersplitterung
Legen Sie gleichartige Aufgaben in Ihrer Planung des Tages zusammen. Also nicht zwischen mailen, telefonieren, kopieren, recherchieren, telefonieren hin- und herspringen. Erledigen Sie Anrufe am Block, ebenso mehrere Mails.
Tipp 5 zur Büroorganisation: Berührt – geführt
Fassen Sie jedes Schriftstück möglichst nur einmal an. Bearbeiten Sie jede Unterlage so, dass Sie sie zur Erledigung nicht ein zweites Mal in die Hand nehmen müssen. Ihr Büro wird es Ihnen danken.
Tipp 6 zur Büroorganisation: Kein Durcheinander
Springen Sie nicht zwischen verschiedenen Aufgaben Hin und Her. Beenden Sie lieber eine Aufgabe, bevor Sie zur nächsten übergehen. Allein durch diesen Tipp wird sich Ihr Selbstmanagement im Büro entscheidend verbessern. "Multitasking" heißt nicht, wahl- und hilflos zwischen Aufgaben zu pendeln.
Tipp 7 zur Büroorganisation: Pausen nutzen
Führen Sie eine Dauerliste mit C-Aufgaben. Also Aufgaben, die nicht wirklich wichtig sind, von denen es aber schon wäre, wenn Sie nach und nach erledigt werden. Diese C-Aufgaben erledigen Sie immer dann, wenn Sie unerwartete Wartezeiten oder etwas "Luft" zwischendurch haben.
Tipp 8 zur Büroorganisation: Ruheinseln schaffen
Sorgen Sie konsequent für eine "stille Stunde" pro Tag. In dieser Zeit sind Sie weder für externe, noch für interne Anrufer zu sprechen und empfangen auch keine Besucher. In dieser Zeit – so ohne Störungen – können Sie Aufgaben besonders erfolgreich erledigen. Wenn Sie immer die gleiche Zeit verwenden, wird sich schnell einspielen, dass Sie zwischen 15:00 und 16:00 Uhr nicht zu erreichen sind.
Tipp 9 zur Büroorganisation: Störungen minimieren
Halten Sie Unterbrechungen von außen klein. Schlagen Sie notfalls einen späteren Termin vor. Kommunizieren Sie zu Beginn einer Unterbrechung klar und eindeutig, dass Sie nur ein begrenztes Zeitkontingent haben. Als Sondertipp wird immer wieder empfohlen, zu sagen: "Ich habe nur 4 Minuten Zeit". Die übliche Zeitspanne von 5 oder 10 Minuten klingt unschärfer und wird fast gewohnheitsgemäß überschritten.
Tipp 10 zur Büroorganisation: Delegieren Sie
Haben Sie Vertrauen und delegieren Sie konsequent Aufgaben, wann immer es Ihnen möglich ist. Sicher finden Sie Aufgaben, die Sie an Kollegen übertragen können. Wenn Sie keine Kollegen haben, dann prüfen Sie, welche Aufgaben Sie an professionelle Dienste outsourcen können.
Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie für sich die zehn Tipps. Suchen Sie sich die Tipps heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Tragen Sie sich Erinnerungstermine fest in Ihren Terminkalender ein. Beispielsweise täglich die "Stille Stunde" oder wahllos für die nächsten Woche immer mal den Eintrag "Arbeiten am Block erledigen". Oder Sie notieren "nacheinander statt hin und her", wenn Sie sich angewöhnen wollen, Aufgaben erst abzuschließen, bevor Sie die nächste Aufgabe beginnen. Freuen Sie sich darüber, die Wesentlichen Dinge im Blick zu behalten und Ihre Zufriedenheit zu erhöhen.