So gerne lassen wir uns immer wieder von kleinen, unwichtigen Dingen ablenken. Im Internet recherchiert und was "Tolles" entdeckt, bloß nicht das, weswegen ich mich eingewählt hatte. Einen Vorgang in die Hand genommen – ach, das schon wieder, puh – doch zum Glück klingelt gerade das Telefon. Ob ich jetzt die Ablage mache? Lieber erkläre ich der Kollegin die Sache mit dem Serienbrief und helfe ihr gleich dabei.
Was wir bei einem solchen Vorgehen verlieren? Wir verlieren unsere Ziele und vor allem die Zeit aus dem Blick.
Konzentration im Büro
Die Konzentration auf das Wesentliche hilft uns, unsere Ziele zu verwirklichen und Zeit für unsere ureigensten Interessen zu gewinnen. Und: Wenn wir uns auf das Wesentliche konzentrieren, sind wir in der Regel erfolgreicher und dann macht Arbeiten richtig Spaß. Machen Sie sich dazu immer bewusst, warum Sie etwas tun. Und dann konzentrieren Sie sich im Büro vollständig auf das, was Sie tun. Und lassen Sie sich dabei von nichts und niemanden ablenken. Bündeln Sie Ihre Energie und Ihre Kräfte auf einen Punkt – auf die Aufgabe, die Sie gerade erledigen.
Ablenkung wird im Büro großgeschrieben
Leider ist das mit den guten Vorsätzen so eine Sache. Ganz oben auf der Liste der "besten" Ablenker steht die berühmt-berüchtigte Aufschieberitis. Es scheint zutiefst menschlich zu sein, im Büro unangenehme Dinge vor sich her zu schieben. Doch machen Sie sich klar: Wirkliche Zufriedenheit und Zeit gewinnen Sie nicht aus aufgeschobenen Aufgaben, sondern aus dem, was Sie geschafft und erledigt haben.
Also: Lassen Sie nicht zu, dass Aufschieberitis Ihnen im Büro unnötig das Leben schwer macht und Ihnen Ihre kostbare Zeit raubt. Und dann noch das schlechte Gewissen, wieder etwas aufgeschoben zu haben. Auch darauf wollen Sie doch sicher verzichten.
So klappt es im Büro
- Sorgen Sie für Überblick: Erstellen Sie sich eine Liste mit allem, was im Büro noch zu erledigen ist. Danach setzen Sie klare Prioritäten. Dann entscheiden Sie, was Sie wie zuerst in Angriff nehmen.
- Suchen Sie die Ursachen: Notieren Sie bei jeder Aufgabe, warum Sie diese bislang nicht angefangen haben. Schreiben Sie auf, welche Vorteile es hat, wenn Sie das Ganze endlich erledigen.
- Klären Sie die Fakten: Überschlagen Sie, wie lange Sie in Minuten tatsächlich für die Erledigung der Aufgabe im Büro brauchen. Das oft verschobene, unangenehme Telefonat dauert wahrscheinlich letztendlich nur 3 Minuten. Die Mail benötigt auch nicht mehr als 5 Minuten. Den Chef endlich auf die Zuständigkeit anzusprechen, wird auch in 10 Minuten erledigt sein.
- Klären Sie die Eckpunkte: Muss ich die Aufgabe umgehend in Angriff nehmen oder hat es Zeit? Dann terminieren. Kann ich an jemanden delegieren? Wenn ja, wer wäre das? Hat sich die Sache vielleicht sogar schon erledigt? Seien Sie rigoros und streichen Sie so viele Aufgaben wie nur möglich von Ihrer Liste.
- Verpflichten Sie sich selbst zu konsequentem Handeln: Gehen Sie dann die Aufgaben im Büro konsequent an, die Sie nicht streichen oder delegieren können. Unterteilen Sie Ihre Aufgabe in kleine Abschnitte, damit haben Sie das sichere Gefühl, es auch bewältigen zu können. Versuchen Sie möglichst mit einem Teilaspekt der Aufgabe zu beginnen, der Ihnen besonders liegt und Spaß macht.
Setzen Sie sich im Büro unter Zugzwang
Setzen Sie sich für jeden Zwischenschritt einen konkreten Termin zum Abarbeiten. Planen Sie die Zeit dafür in Ihre Tagesplanung ein. Wenn man ziemlich viel "Altlasten" hat, hat es sich bewährt, täglich eine feste Zeit einzuplanen, in der Sie Ihre Rückstände abtragen. Sorgen Sie dafür, dass Sie in dieser Zeit völlig störungsfrei arbeiten können, um sich nicht selbst wieder all zu gern abzulenken.
Überprüfen Sie auch, ob Sie Ihre Aufgaben im Büro wirklich konsequent abarbeiten. Freuen Sie sich, wenn Sie wieder eine Aufgabe konzentriert erledigt haben.
Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Tragen Sie sich diese Ergebnisse fest in Ihren Terminkalender ein. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie aufgeschobene Aufgaben erledigt haben oder gar nicht erst aufschieben.