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Auswahllisten für Tabelleneinträge in Access erstellen

Lesezeit: 2 Minuten Auch wenn sich Einträge in einer Datenbank möglichst nicht wiederholen sollen: Vermeiden lassen sie sich nicht immer. Aber Access bietet Ihnen mit dem Tool "Nachschlage-Assistent" die Möglichkeit, Auswahllisten zu erstellen. Damit vermeiden Sie bei Wiederholungen fehlerhafte Einträge und können gleichzeitig die Eingabe bequemer machen.

2 min Lesezeit

Auswahllisten für Tabelleneinträge in Access erstellen

Lesezeit: 2 Minuten

Nachschlage-Assistent in Access aufrufen

Gehen Sie in die Entwurfsansicht Ihrer Tabelle. Der Aufruf des Nachschlage-Assistent erfolgt über die Liste der Felddatentypen und – das ist wichtig – wird zusätzlich zum bereits gewählten Felddatentypen vorgenommen (Sie werden später durch einen erneuten Aufruf der Felddatentypen nicht erkennen, ob eine Liste für die Spalte vorhanden ist oder nicht).

Eintragungen und Einstellungen für die Auswahlliste

  1. Wählen Sie im Nachschlage-Assistenten die Option "Ich möchte selber Werte in die Liste eingeben" und gehen Sie weiter.
  2. Auf der zweiten Seite sehen Sie ein Tabellenblatt. Schreiben Sie die Begriffe für Ihre Liste untereinander in Spalte 1 und gehen Sie weiter.
  3. Entscheiden Sie auf der dritten Seite des Assistenten, ob nur Einträge aus der Liste erlaubt (Häkchen bei "Nur Listeneinträge") oder auch zusätzliche Eintragungen möglich sein sollen, z. B. wenn Sie einen neuen Begriff eintragen möchten, der in der Liste noch nicht aufgeführt ist (Häkchen bei "Mehrere Werte zulassen").
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Speichern Sie die neuen Einstellungen und wechseln Sie zur Datenblattansicht Ihrer Tabelle.

Klicken Sie in eine Zelle der Spalte, für die Sie die Auswahlliste erstellt haben. Am rechten Rand der Zelle erscheint ein schwarzes Dreieck und die Liste wird angezeigt. Mit einem Klick übernehmen Sie den gewünschten Eintrag in die Tabelle. Die Auswahlliste wird auch in dem Formular angezeigt, das auf der Tabelle basiert.

Nachträgliches Ändern der Auswahllisten in Access

Rufen Sie die Entwurfs-Ansicht der Tabelle auf. Die Eintragungen für Ihre Liste finden Sie ganz unten im Bereich Feldeigenschaften, und zwar auf der zweiten Register-Karte "Nachschlagen". Die Listeneinträge sind in der Zeile "Datensatzherkunft" aufgeführt. Sie sind in Anführungszeichen geschrieben und durch Semikolons getrennt. Hier können Sie Änderungen vornehmen, wenn Sie sich verschrieben haben, Einträge aus der Liste löschen und weitere Listenbegriffe hinzufügen.

In Access 2010 sind Änderungen noch einfacher möglich. Wenn Sie die Auswahlliste in der Tabelle aufrufen und die Maus an das untere Ende der Liste bewegen, erscheint aus dem Nichts die kleine Schaltfläche "Listenelemente bearbeiten". Nach einem Klick auf dieses Kästchen wird das gleichnamige Dialogfenster geöffnet. Darin sind alle Listen-Einträge untereinander aufgeführt und können direkt bearbeitet werden.

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