Fast immer sind die Kosten für die Auftragsbearbeitung unabhängig vom Auftragsvolumen. Da aber die Bearbeitung von kleinen und kleinsten Aufträgen annähernd die gleichen Kosten verursacht wie größere Aufträge, sollte es Ihr Ziel sein, eine Grenze zu bestimmen, bis zu der Sie möglichst keine Aufträge mehr annehmen. Hierbei kann Ihnen die Auftragsgrößenanalyse wertvolle Dienste leisten.
So gehen Sie bei der Auftragsgrößenanalyse vor
Zunächst stellen Sie fest, wie viel die Bearbeitung einer
Kundenanfrage kostet. Hierbei können Sie berücksichtigen, dass für die
Annahme und Bearbeitung einer Kundenanfrage bzw. eines Kundenauftrags
und das Erstellen eines individuellen Angebots Kosten in nicht
unbeträchtlicher Höhe entstehen, beispielsweise für das Annehmen, Erfassen und Bearbeiten des Auftrags, die Erstellung der
Auftragsbestätigung, die Bearbeitung von Rückfragen und Reklamationen,
die Überwachung und Verbuchung des Zahlungseingangs usw.
Da die Personalkosten
regelmäßig die größte Kostenposition darstellt, sollten Sie diese
Kosten für die Auftragsgrößenanalyse detaillierter erfassen. Allerdings
geht es dabei nicht darum, für jede Tätigkeit einen sekundengenauen Wert
zu ermitteln. Vielmehr sollten Sie einen Durchschnittswert ansetzen,
der aus Ihrer Sicht der Realität am nächsten kommt.
Berücksichtigen Sie bei der Auftragsgrößenanalyse auch die
zusätzlichen Kosten, die für die Durchführung eines Kundenauftrags
anfallen. Auch der Druck, die Frankierung und der Versand der Rechnung
sind mit Kosten verbunden, der Zahlungseingang muss kontrolliert und
gebucht werden, säumige Kunden müssen angemahnt werden etc.
So bestimmen Sie mit der Auftragsgrößenanalyse den minimalen Auftragswert
Wenn die durchschnittlichen Bearbeitungskosten für einen Auftrag 40,00 € betragen, lohnt es sich für Sie nicht, Aufträge unterhalb der variablen Kosten plus dieser Bearbeitungskosten anzunehmen. Betragen beispielsweise die variablen Kosten für einen Auftrag 50,00 €, sollte der Auftragswert mindestens bei 90,00 € liegen, denn sonst ist der Auftrag ein Verlustgeschäft.
Reduzieren Sie Aufträge mit einem geringen Auftragswert
Da die auftragsbezogenen Kosten ab einem bestimmten Auftragswert von eher untergeordneter Bedeutung sind, sollte es Ihr Ziel sein, die Anzahl der Kleinaufträge zu reduzieren, oder, wenn dies nicht möglich sein sollte, Ihre Kunden diese Kosten separat in Rechnung zu stellen.
Bedenken Sie: Sie können Ihre Umsatz- und Gewinnsituation allein dadurch verbessern, indem Sie insgesamt weniger, dafür aber größere Aufträge mit höheren Deckungsbeitragsspannen abwickeln. Und: Die eingesparte Zeit können Ihre Vertriebsmitarbeiter nutzen, um Ihre Kunden noch besser zu betreuen.
So können Sie Ihren durchschnittlichen Auftragswert erhöhen
Bei Aufträgen mit einem Auftragsvolumen unter der kritischen Größe sollten Sie von Ihren Kunden Mindermengenzuschläge verlangen, die ggf. nach Auftragswert gestaffelt sind. Stellen Sie Ihren Kunden bei Aufträgen, die den Mindestwert nicht erreichen, außerdem weiter Kosten in Rechnung, wie zum Beispiel für Verpackung und/oder Versand. Sie können Ihren Kunden auch Rabatte gewähren, die nach dem Auftragsvolumen gestaffelt sind. Beispiel: 1 Prozent Rabatt bei einem Auftragsvolumen von 150 €, 2 Prozent bei 300 €, 3 Prozent ab 500 €.
Orientieren Sie Ihre Vertriebsaktivitäten an den Ergebnissen der Auftragsgrößenanalyse. Lassen Sie Kunden durch Ihre Vertriebsmitarbeiter nur noch dann aktiv betreuen, wenn diese einen bestimmten durchschnittlichen Auftragswert realisieren. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihren Kunden mit einem größeren durchschnittlichen Auftragsvolumen verbesserte Zahlungs- und Skontobedingungen einzuräumen.