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Auftragsbestätigung: So kombinieren Sie geschickt juristische Pflicht mit werblicher Kür

Lesezeit: < 1 Minute Sie schließen jeden Tag Verträge ab, aber in der Regel tun Sie dies selten schriftlich. Nicht immer ist jedoch eine nur mündliche Absprache sinnvoll. Denn: Eine schriftliche Vereinbarung beugt Missverständnissen vor, und beide Seiten fühlen sich sicherer, wenn sie etwas in der Hand haben, worauf sie sich im Zweifel berufen können. Unkomplizierter als ein schriftlicher Vertrag ist eine Auftragsbestätigung.

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Auftragsbestätigung: So kombinieren Sie geschickt juristische Pflicht mit werblicher Kür

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Genauso wichtig wie die Absicherung ist die zweite Form einer Auftragsbestätigung: Geschickt formuliert vermittelt sie dem Kunden das Gefühl, genau den richtigen Lieferanten oder Dienstleister ausgewählt zu haben:
  • Der Kunde ist beruhigt: Sie haben den Auftrag richtig verstanden, und der Preis stimmt.
  • Er erkennt auf Grund Ihrer schnellen Antwort, wie zuverlässig Sie sind.
  • Er merkt, dass er es mit einem freundlichen, angenehmen Vertragspartner zu tun hat.
  • Und Sie können ihm einen Anreiz für Folgeaufträge geben, indem Sie ihn über passende Angebote informieren, die eventuell ebenfalls für ihn in Frage kommen.


Die 8 Pflicht- und Kürelemente einer Auftragsbestätigung
Es gibt keine rechtlichen Vorschriften, was genau in eine Auftragsbestätigung hineingehört. So gesehen trifft das Wort "Pflicht" nicht ganz zu. Gemeint ist damit, welche Elemente Sie aufnehmen sollten, um Missverständnisse zu vermeiden und Beweise für die getroffene Vereinbarung zu haben.
Eine Auftragsbestätigung müssen Sie in der Regel nicht per Brief verschicken – es sei denn, Sie möchten auf Nummer sicher gehen. Die folgenden Versandarten kommen in Frage:
Brief

  • in der Regel bei Privatkunden
  • wenn Sie sichergehen wollen, dass der Empfänger den Brief öffnet und wahrnimmt
  • wenn Sie Werbematerial beilegen wollen
  • aus Beweisgründen empfehlenswert

Fax

  • in der Regel bei Geschäftskunden (Privatleute haben nicht immer ein Faxgerät)
  • unkompliziert und schnell
  • Übertragung billiger als Briefporto

E-Mail

  • bei Geschäfts-oder Privatkunden
  • wenn der Auftrag per E-Mail erteilt wurde oder Sie sicher sind, dass der Auftraggeber seine E-Mails regelmäßig liest (Lesebestätigung anfordern!)
  • unkompliziert und schnell
  • Empfang unsicher
  • nicht fälschungssicher

Nehmen Sie die Kopie einer versandten Auftragsbestätigung zu Ihren Unterlagen, bei Fax zusätzlich das Sendeprotokoll. Das werten die Gerichte im Streitfall meist als Indiz für die Richtigkeit Ihrer Aussage (aber nicht als Beweis). Falls Sie ganz sichergehen wollen, lassen Sie sich die Auftragsbestätigung gegenzeichnen und zurückschicken oder -faxen.

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