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Aufgaben und Ziele von Beschaffung und Beschaffungscontrolling

Beschaffung und Beschaffungscontrolling lassen sich nicht trennen. Dies erkennen Sie schon daran, dass gleiche Instrumente zum Teil der Beschaffung und zum Teil dem Beschaffungscontrolling zugeschrieben werden. Welche dies sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Aufgaben und Ziele von Beschaffung und Beschaffungscontrolling

Die Beschaffung dient grundsätzlich der Bereitstellung aller Elemente, die zur Erreichung des Unternehmensziels notwendig sind, aber nicht im Unternehmen selbst hergestellt werden. Hierzu gehören nicht nur physische Materialien, sondern auch Dienstleistungen, Energie, Rechte etc.

Ziele von Beschaffung und Beschaffungscontrolling
Dieses sehr weit gefasste Beschaffungsverständnis zur Beschaffung deckt sich nicht unbedingt mit dem Verständnis in der betrieblichen Praxis. Beispielsweise wird in der betrieblichen Praxis die Beschaffung von Investitionsgütern, Personal, Kapital, Informationen, Rechten etc. im Normalfall an spezialisierte Organisationseinheiten (Personalabteilung, Rechtsabteilung etc.) übertragen.

Somit bezieht man den Beschaffungsbegriff in der Regel „nur“ auf die Beschaffung direkter und indirekter Güter und die zugehörigen Dienstleistungen.

Mein Tipp: Spricht man in der täglichen Betriebspraxis von Beschaffung, so versteht man darunter die Bereitstellung aller benötigten direkten und indirekten Güter sowie der Bereitstellung der dazugehörigen Dienstleistungen.

Strategische und operative Beschaffungsziele
Häufig wird im Rahmen der Beschaffung bzw. des Beschaffungscontrollings zwischen strategischen und taktisch-operativen Zielsetzungen unterschieden. Strategische Ziele der Beschaffung sollen für ein langfristiges Potenzial sorgen. Sie geben zugleich den Handlungskorridor für die operative Beschaffung vor.

Zu den strategischen Zielen des Beschaffungscontrollings gehört z. B. die langfristige Sicherstellung der Materialversorgung, die Qualitätssicherung oder die Sicherstellung der Preisstabilität. Bei den operativen Beschaffungszielen geht es demgegenüber vor allem um eine Minimierung der Beschaffungskosten und die Sicherstellung der Lieferbereitschaft.

Beschaffungslogistik vs. Beschaffungscontrolling
Um die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, ist es u. a. erforderlich, die richtigen Materialien in der richtigen Menge am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Diese Bereitstellung ist primäre Aufgabe der Logistik.

Beachten Sie: Die Beschaffungskosten lassen sich nicht unabhängig von der Logistik optimieren. Ein optimierter Einkaufspreis nützt Ihnen nichts, wenn damit eine unverhältnismäßige Zunahme der Logistikkosten verbunden ist.

Das Beschaffungscontrolling
Beschaffungscontrolling ist die Planung, Steuerung und Kontrolle jeglicher Art von Betriebs- und Geschäftsprozessen, die zur Beschaffung der im Unternehmen benötigten Güter sowie den dazugehörigen Dienstleistungen (ohne Investitionsgüter) notwendig sind.

Das Beschaffungscontrolling zielt darauf ab, das Beschaffungsmanagement bei der Erreichung der vorgegebenen Beschaffungsziele, insbesondere der wirtschaftlichen Beschaffungsziele, zu unterstützen.

Hinweis: Die Funktion des Beschaffungscontrollings muss hierzu nicht unbedingt von einem institutionalisierten „Beschaffungs-Controller“ wahrgenommen werden. Häufig werden gerade im Beschaffungsbereich viele Controlling-Aktivitäten von den Mitarbeitern der Beschaffungsabteilung übernommen.

Enge Verzahnung von Beschaffung und Beschaffungscontrolling
Die konkreten Aufgabenstellungen von Beschaffung und Beschaffungscontrolling lassen sich aus dem übergeordneten Aufgabenkomplex von Planung, Steuerung und Kontrolle ableiten.

Beispiel: Die Lieferantenanalyse lässt sich als konkrete Aufgabe des Beschaffungscontrollings aus der Planung und Steuerung des Beschaffungsprozesses ableiten.

Dass eine handfeste Trennung zwischen Beschaffung und Beschaffungscontrolling nicht immer möglich ist, zeigt sich u. a. daran, dass gleiche Instrumente zum Teil der Beschaffung und zum Teil dem Beschaffungscontrolling zugeschrieben werden.

Beispiel: Das Lieferanten-Scoring wird zum Teil als Aufgabe dem Beschaffungscontrolling, aber auch der Beschaffungsfunktion zugeordnet.

Vorrangiges Ziel des Beschaffungscontrollings
Das Beschaffungscontrolling soll vor allem das Beschaffungsmanagement darin unterstützen, die Entscheidungen zur Erreichung der Beschaffungsziele optimal zu treffen. Um dieses Ziel der Entscheidungsunterstützung zu erreichen, trägt der Beschaffungscontroller dazu bei, dass dem Beschaffungsmanagement alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen.

Hinweis: Somit gehört es zu den vorrangigen Aufgaben des Beschaffungscontrollings, relevante Informationen zu beschaffen oder zu generieren und dem Management zur Verfügung zu stellen.

Zusammenfassend lässt sich somit festhalten, dass die Aufgabe des Beschaffungscontrollings in der Planung, Steuerung und Kontrolle der Beschaffungsprozesse zur Erreichung der strategischen und operativen Beschaffungsziele besteht.

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