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Aufgaben und Termine sinnvoll planen

Lesezeit: 2 Minuten Im Büro haben Sie eine Menge Aufgaben zu bewältigen, Ihre Nerven liegen blank. Ihre allgemeine Todo-Liste quillt über von kleinen oder großen Aufgaben. Doch Halt! Ihre kunterbunte Todo-Liste sollte unbedingt aufgeschlüsselt werden. Wie Sie Termine sinnvoll planen, lesen Sie hier.

2 min Lesezeit
Aufgaben und Termine sinnvoll planen

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Lesezeit: 2 Minuten

Tagesaufgaben bilden

Dabei helfen Ihnen vorstrukturierte Tagespläne. Damit bekommen Sie schnell den gewünschten Überblick. Gut, doch wo finden Sie solche Pläne, Vordrucke oder ähnliches? Outlook kann helfen, ein gutes Zeitplanbuch oder einen selbst gestalteten Tagesaufgaben-Vordruck zu erstellen.

Ein „Terminset“ zur Wiedervorlage von Dokumenten und zur Terminüberwachung

Ein Terminset besteht zum Beispiel aus:

  • 12 Mappen für die 12 Monate. Diese sind mit Januar bis Dezember beschriftet
  • 31 Mappen für 31 Tage eines Monats

In die Monatsmappen können Zettel  beliebigen Formats eingelegt werden.
Das gleiche gilt für die Tagesmappen. In diese Tagesmappen oder hinter diese Mappen sortieren wir termingerecht unsere Mappen mit Dokumenten.

Ebenso können zur Vormerkung in einem bestimmten Monat die entsprechenden Vorgänge in Mappen hinter den Monat gestellt werden.

Meldet sich ein Kunde schon vor einem vorgesehenen Termin ist das kein Problem, weil die Vorgänge im direkten Zugriff stehen. Die beschrifteten Mappen sind jederzeit sichtbar. An der Farbe und der entsprechenden Position des Reiters im Alphabet finden Sie die benötigte Mappe innerhalb weniger Sekunden.

Fazit: Klar, übersichtlich, jederzeit von jedem zu nutzen

Gestalten eines Vordrucks für Tagesaufgaben

Ich schlage vor, drei oder vier Hauptrubriken zu bilden. Je eine Rubrik für Schreibarbeiten, Telefon, Besprechungen, Sonstiges.

Bei Schreibarbeiten würde ich unterteilen in  Briefe, Rechnungen, Mail, Sonstiges und einer Spalte für die jeweiligen Empfänger.

Für Telefon würde ich Uhrzeit einsetzen und eine farbliche Unterteilung für Bestellungen, geschäftlich und privat. Ich habe rosa gewählt für Bestellungen zwischen 7.00 Uhr und 8.00 Uhr oder 8.30 Uhr. Allgemeine geschäftliche Anrufe – orange – in der Zeit von 9.00 Uhr bis 16.00 Uhr, Mittagspausen berücksichtigen. Privat – bei mir gelb – erreichen Sie die Teilnehmer meistens ab 16.30 bis 18.30 Uhr. Oftmals auch vormittags zwischen 10.00 Uhr und 12.00 Uhr. Mit diesem groben Raster haben Sie Ihre Telefonate gleich strukturiert.

Für Besprechungen empfehle ich Rubriken zu schaffen, mit wem, wo, wann und über welches Thema gesprochen wird. Das hilft, die passenden Gesprächsunterlagen zusammenzutragen.

Als letztes noch eine Rubrik für „Sonstiges“. Es gibt immer Dinge zu erledigen die keinem Schema zugeordnet werden können.

Setzen Sie am besten sofort und nicht erst morgen meine Vorschläge um. Sie werden sehen, der neue Arbeitstag beginnt deutlich entspannter und Sie fühlen sich dabei gut.

Gutes Gelingen wünscht Ihnen
Gisela Krahnke

Bildnachweis: Schlierner / stock.adobe.com

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