Businesstipps Steuern & Buchführung

Aufbewahrungsfristen: Welche Geschäftsunterlagen Sie Anfang 2004 entsorgen können

Trotz der Tendenz zum papierlosen Büro gibt es immer noch genügend Geschäftsunterlagen, die für bestimmte Zeiträume aufzubewahren sind. So müssen Bilanzen, Buchführungsunterlagen, Buchungsbelege und Jahresabschlüsse zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahrs, in dem sich der dokumentierte Geschäftsvorfall zugetragen hat.

Aufbewahrungsfristen: Welche Geschäftsunterlagen Sie Anfang 2004 entsorgen können

Das bedeutet: Ab 01.01.2004 können Sie alle Geschäftsunterlagen vernichten, die aus dem Jahr 1993 oder früheren Jahren stammen.

Folgende Unterlagen müssen Sie lediglich sechs Jahre lang aufbewahren:

  • Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben (Durchschriften/Kopien) der abgesandten Handelsbriefe (zum Beispiel Angebote)
  • Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (z.B. Preisverzeichnisse)
  • Nachweis zu Investitionszulagen

Achtung:
Diese Unterlagen dürfen Sie Anfang 2004 vernichten, soweit dieses aus dem Jahr 1997 oder früheren Jahren stammen.

Wichtig:
Unterlagen dürfen Sie nicht vernichten, wenn sie von Bedeutung sind:

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begrüßung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.
Wichtig für Sie:
Seit 2001 haben Betriebsprüfer des Finanzamts weit reichende Zugriffsrechte auf elektronisch gespeicherte Daten und EDV-gestützte Buchhaltungssysteme. Für Daten, die nach dem 01.01.2002 entstanden sind, gilt eine 10-jährige digitale Aufbewahrungsfrist für Bücher, Buchbelege und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie außerdem die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

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