Arbeitsverhältnis zu Ende: Das sind nun die wichtigsten Punkte für Sie

"Ende gut – alles gut". Das stimmt im Prinzip auch für das Ende eines Arbeitsverhältnisses. Gelegentlich übersehen Arbeitgeber aber, dass sie mit dem Ende eines Arbeitsverhältnisses noch einige Pflichten zu erfüllen haben. Und es gibt auch noch einige andere Dinge, auf die Sie sinnvollerweise achten sollten, damit am Ende tatsächlich alles gut ist. Nutzen Sie diesen Beitrag als Checkliste.

Die wichtigsten arbeitsrechtlichen Pflichten für Arbeitgeber

Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses treffen Sie als Arbeitgeber noch einige Pflichten.

Denken Sie an die Urlaubsbescheinigung

Nach § 6 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sind Sie verpflichtet, dem Arbeitnehmer am Ende des Beschäftigungsverhältnisses eine Bescheinigung über die im laufenden Kalenderjahr bereits genommenen oder abgegoltenen Urlaubstage auszuhändigen. Diese dient dem nächsten Arbeitgeber dazu, Doppelurlaubsansprüche zu vermeiden. Ein besonderes Formular hierfür gibt es nicht. Sie können dies formlos, aber schriftlich, erledigen.

Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein Zeugnis

Jeder ausscheidende Arbeitnehmer hat einen gesetzlichen Zeugnisanspruch. Sie sind also verpflichtet, ein wohlwollendes und dem beruflichen Fortkommen dienendes Zeugnis ausstellen. Dieses Zeugnis müssen Sie unaufgefordert erteilen. Die Grundlage bietet § 109 Gewerbeordnung (GewO). Danach sind Sie verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis auszustellen.

Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich Ihre Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken. Das Zeugnis ist ausdrücklich schriftlich zu erteilen. Die elektronische Form – also zum Beispiel ein Zeugnis in Form einer E-Mail – ist ausgeschlossen.

Anspruch auf bezahlte Freistellung

§ 629 BGB verpflichtet Sie, dem Arbeitnehmer nach Kündigung eine angemessene Zeit zur Arbeitssuche bezahlt freizustellen. Die Regelung gilt auch, wenn das Arbeitsverhältnis befristet war. Der Mitarbeiter muss Ihnen den Grund und die voraussichtliche Dauer dieser Freistellung mitteilen.

Er braucht Sie allerdings nicht darüber informieren, bei welchem neuen Arbeitgeber er sich bewerben oder vorstellen will. Das gleiche gilt z. B., wenn der Mitarbeiter sich bei der Agentur für Arbeit vorstellen will. Ihr Mitarbeiter ist aber nicht berechtigt, sich selbst freizustellen. Er braucht schon Ihre Genehmigung. Wenn Sie diese grundlos verweigern, so kann er sich an das Arbeitsgericht wenden.

Arbeitspapiere aushändigen

Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses müssen sie dem Arbeitnehmer die Arbeitspapiere aushändigen. Ein Zurückbehaltungsrecht haben Sie insoweit nicht.

Stellen Sie die Arbeitsbescheinigung aus

Scheidet ein Mitarbeiter aus, den Sie versicherungspflichtig beschäftigt haben, müssen Sie für die Agentur für Arbeit eine Arbeitsbescheinigung ausstellen (§ 312 SGB III). Achtung: Hier drohen Bußgelder, wenn Sie dieser Verpflichtung nicht nachkommen. 

Worauf Sie am Ende des Arbeitsverhältnisses sonst noch achten sollten

Neben diesen rechtlichen Verpflichtungen gibt es aber auch noch einige andere Dinge, die Sie beachten sollten.

Der Umgang mit Passwörtern

Verlangen Sie von dem Mitarbeiter die Bekanntgabe seiner betrieblichen Passwörter, soweit Sie diese nicht sowieso kennen. Löschen Sie gegebenenfalls seine Zugangsmöglichkeiten zu betrieblichen Datenbanken und ändern Sie die Passwörter, mit denen er betriebliche Kommunikationsmittel wie zum Beispiel seine Firmen E-Mail-Adresse nutzen kann.

Widerrufen Sie Vollmachten

Wenn Ihr Mitarbeiter Vertretungsmacht hatte, also zum Beispiel zum Abschluss von Verträgen berechtigt war oder Bankvollmachten besaß, sollten Sie diese widerrufen. Wenn Sie einem Vertragspartner mitgeteilt haben, dass Ihr Mitarbeiter XY Ihr Unternehmen beim Abschluss eines Vertrages vertreten darf, erklären Sie den Widerruf direkt gegenüber dem Vertragspartner. Informieren Sie auch die Bank darüber, dass eine Vollmacht nicht mehr besteht. Widerrufen Sie die Vollmachten am besten auch ausdrücklich gegenüber dem Mitarbeiter.

Insbesondere wenn es sich bei dem ausscheidenden Mitarbeiter um einen Prokuristen handelt, widerrufen Sie die Prokuraeinräumung ausdrücklich gegenüber dem Mitarbeiter. Beantragen Sie ferner umgehend die Löschung der Prokura im Handelsregister.

Prüfen Sie Schadensersatz- und andere Ansprüche gegenüber dem Mitarbeiter

Wenn Sie von dem Mitarbeiter noch irgendetwas zu bekommen haben, sei es Schadensersatz oder z. B. betriebliche Rezeptsammlungen oder andere Arbeitsmittel, so sollten Sie dies jetzt herausverlangen. Wenn der Arbeitsvertrag oder ein Tarifvertrag Ausschlussfristen festlegen, müssen Sie diese Ansprüche innerhalb der Ausschlussfristen in der dort geregelten Form geltend machen. Prüfen Sie daher den Arbeitsvertrag und den Tarifvertrag.

Informieren Sie Ihre Kunden

Wenn Ihr Mitarbeiter Kontakt zu Kunden hatte, so sollten Sie die Kunden darüber informieren, dass der Mitarbeiter aus Ihren Diensten ausgeschieden ist. Vermeiden Sie dabei jeden Hinweis darauf, warum dies geschehen ist. Gleichzeitig können Sie diese Informationen nutzen, um den Nachfolger vorzustellen und bei den Kunden einzuführen.

Entfernen Sie die Kontaktdaten und Fotos von Ihrer Internetseite

In immer mehr Unternehmen werden die Mitarbeiter auf den Internetseiten des Unternehmens auch mit Foto vorgestellt. Wenn es auch bei Ihnen der Fall ist, so sollten Sie Foto und Kontaktdaten mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters entfernen.

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