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Arbeitspapiere herausgeben: Das müssen Sie beachten

Lesezeit: 2 Minuten Gerade dann, wenn am Ende des Arbeitsverhältnisses die Nerven blank liegen, wird oft über Nebensächlichkeiten gestritten. Dazu gehört auch die Frage, wann und wie Sie die Arbeitspapiere herausgeben. Dabei ist die Rechtslage eigentlich eindeutig, sodass Streit überflüssig ist und nur Zeit und Nerven kostet.

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Arbeitspapiere herausgeben: Das müssen Sie beachten

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Entscheidend ist die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitspapiere vollständig am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses herausgeben. Das ist auch nicht weiter verwunderlich, denn der Arbeitnehmer benötigt sie in der Regel für einen potenziellen neuen Arbeitgeber oder Bewerbungen.

Ausnahmen, wann Sie die Arbeitspapiere nicht direkt herausgeben müssen

Ausnahmen von diesem Grundsatz werden nur für solche Arbeitspapiere anerkannt, bei denen Sie als Arbeitgeber eventuell nachträglich noch Abrechnungen machen müssen. Hiervon betroffen sein kann zum Beispiel die Lohnabrechnung. Aber auch dann dürfen Sie sich nicht auf die faule Haut legen. Sie müssen die Unterlagen so schnell erstellen, wie dies nach den betrieblichen Umständen unter Berücksichtigung von Treu und Glauben möglich ist. Die Frist wird in der Regel spätestens mit dem Ende der nächsten Lohnabrechnungsperiode enden. Nutzen Sie also die Kündigungsfrist, um die Arbeitspapiere zusammenzutragen.

Das Ausnutzen der Kündigungsfrist ist nicht möglich, wenn eine fristlose Kündigung im Raum steht. Dann hat der Arbeitnehmer allerdings einen Anspruch darauf, dass Sie die Arbeitspapiere mit einer für ihn zumutbaren Geschwindigkeit erstellen. Auch hier wird die nächst erreichbare Gehaltsabrechnung üblicherweise das Ende der tolerierten Frist ausmachen.

Dies gilt in beiden Fällen selbst dann, wenn der Arbeitnehmer gegen die Kündigung geklagt hat. Auch dann müssen Sie ihm zu den von Ihnen angenommenem Ende die Arbeitspapiere herausgeben.

Arbeitnehmer muss Papiere abholen

Streng genommen müssen Sie die Arbeitspapiere nicht an Ihren Ex-Mitarbeiter versenden. Es handelt sich um eine Holschuld. Sie müssen daher die Arbeitspapiere zur Abholung bereit halten. Der Mitarbeiter muss sie bei Ihnen abholen.

Von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen. Zum einen ist die Versendung geboten, wenn es dem Arbeitnehmer schlicht nicht zuzumuten ist, die Arbeitspapiere abzuholen. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn er erkrankt ist oder in einen anderen Ort umgezogen ist. Zum anderen müssen Sie die Arbeitspapiere versenden, wenn Sie dem Arbeitnehmer Hausverbot erteilt haben. Andernfalls würde er sich strafbar machen, wenn er die Papiere bei Ihnen abholt.

In diesen Ausnahmefällen wandelt sich die Holschuld in eine Schickschuld. Das hat insbesondere Auswirkungen auf die Kostentragung. Die Versandkosten sind dann von Ihnen als Arbeitgeber zu tragen.

Kein Zurückbehaltungsrecht an Arbeitspapieren

Selbst, wenn Sie noch offene Forderungen gegen den Ex-Mitarbeiter haben, können Sie die Arbeitspapiere nicht zurückhalten. Ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

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