Leeren Sie Ihren Schreibtisch
Auf den Schreibtisch gehört nur das, was Sie aktuell auch bearbeiten. Wenn Sie Ihre Arbeitsorganisation verbessern möchten, dann lagern Sie alles andere aus. Das gilt auch für persönliche Dinge wie Uhren, Fotos, usw.. Das verschafft Ihnen einen freien Kopf und Raum zum Atmen, denn sobald Sie nicht mehr sehen, was Sie noch alles zu erledigen haben, denken Sie auch nicht ständig daran, welchen Berg Sie noch vor sich haben. Suchen Sie sich einen Platz für:
- die Ablage
- einen weiteren für alle anderen Dinge, die Sie zu erledigen haben und
- einen dritten für offene Vorgänge
Dies kann zunächst auf unkonventioneller Art und Weise geschehen, denn wichtig ist erst einmal, dass momentan überflüssige Dinge aus dem Weg geräumt werden. Also, weg damit auf die Ablagefläche Ihres Sideboards. Wenn Sie durch diese ersten Maßnahmen Ihre Arbeitsorganisation erst einmal verbessert und dadurch mehr Zeit gewonnen haben, können Sie dann anschließend in die Optimierungsphase übergehen.
Sortieren Sie Ihre Schubladen neu
Die meisten Schreibtische haben 3 Schubladen, einige bieten sogar die Möglichkeit, Hängeordner unterzubringen. In diese Schubladen gehören nur Dinge, die Sie regelmäßig und mehrmals am Tag brauchen, sozusagen Dinge, die Sie standardmäßig für Ihre Arbeit benötigen. Alles andere sollten Sie ebenfalls auslagern. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz. Innerhalb der Schubladen sollten Sie auch alles nach Priorität ordnen. Das heißt, häufig benötigte Dinge gehören in den vorderen Bereich der Schublade, weniger häufig benötigte in den hinteren Teil.
Auf Dauer gesehen sollten Sie darüber nachdenken, sich ein Unterteilungssystem in Form von zum Beispiel Sortierkästen anzuschaffen. Viele Schreibtische bieten das in der ganz obersten, sehr dünnen Schulbade, die für Schreibutensilien vorgesehen ist. Übertragen Sie dieses System auf alle anderen Schubladen. Sortierkästen kann man auch ganz leicht komplett herausnehmen und wieder zurück stellen. Diese Maßnahme räumt auf und verhindert, dass man zuviel Zeit mit Suchen verbringt.
Der Zeitmesser
Eine Uhr im Büro zu haben ist sicherlich notwendig, es kann aber auch in Stress ausarten. Ab einem gewissen Zeitpunkt schaut man dann ständig auf die Uhr und ist nicht mehr hundertprozentig bei der Sache. Platzieren Sie Ihre Uhr an einem Ort, den Sie mit Ihren Augen zwar leicht erreichen können, der jedoch nicht im direkten Blickfeld liegt.
Dann können Sie zwar immer noch auf die Uhr schauen, es wird Ihnen aber nicht mehr so einfach gemacht. Sie müssen zum Beispiel die Augen von der aktuellen Arbeit abwenden oder sich dafür umdrehen. Glauben Sie mir, Sie überlegen sich dann zweimal, ob es dann sofort sein muss oder nicht Zeit für später hat.
Ein Tipp: Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt einen Termin wahrnehmen müssen und diesen nicht verpassen wollen, dann stellen Sie sich doch einfach einen Alarm. Stellen Sie den Alarm auf 15-30 Minuten vor dem Termin, damit Sie noch in aller Ruhe beenden können, was Sie gerade tun, und noch ausreichend Zeit haben, sich auf den Termin vorbereiten zu können.
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