Organisations-Tipp No. 1: Planen Sie schriftlich
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das nun mit einem Stift und auf Papier oder elektronisch (Handy, Tablet, PC) machen. Entscheidend ist, Sie tun es überhaupt. Falls es Ihnen noch nicht in Fleisch und Blut übergegangen sein sollte, machen Sie eine Gewohnheit daraus.
Sie werden sehen, nach einiger Zeit wird es Ihnen viel leichter fallen und Sie werden es nicht mehr missen wollen. Das Gleiche gilt auch für Ihre Notizen oder spontanen Ideen. So kann es Ihnen nicht passieren, dass Sie sich ärgern, wenn Sie auf eine tolle Idee zurückgreifen wollen, diese aber zu Ihrem Leidwesen inzwischen vergessen haben.
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Organisations-Tipp No. 2: Reduzieren Sie Ihren Aufwand
Das gelingt mit GEP, dem gleich-erledigen-Prinzip. Denn Sie planen nicht um des Planens willen, sondern um effizient Ihre Aufgaben abarbeiten zu können. Und GEP heißt nichts weiter, als dass Sie all jene Aufgaben, die Sie innerhalb von maximal fünf Minuten erledigen, auch tatsächlich bearbeiten. Das verkürzt Ihre Aufgabenliste und lässt Ihren Schreibtisch nicht überquellen.
Da nun nicht alle Aufgaben in fünf Minuten zu erledigen sind (schön wär’s aber 🙂 ) verteilen Sie die restlichen entweder als Wiedervorlage (wenn Sie auf Zuarbeiten angewiesen sind), legen einen konkreten Erledigungstermin fest oder verteilen sie (falls möglich) weiter.
Organisations-Tipp No. 3: Verbinden Sie Tagesplanung und Wochenplanung
Das hat einen ganz einfachen Grund: Mit der Wochenplanung können Sie sich Zeit für Termine freischaufeln, die Ihnen wichtig oder besonders am Herzen liegen. Das betrifft nicht nur berufliche, sondern auch persönliche Ziele. Dadurch verfallen Sie nicht in Hetze und können sich diesen Aufgaben mit Ruhe widmen.
Das klappt mit der Tagesplanung nicht so, weil Sie meistens nur die dringenden Projekte vor Augen haben und die Termine, die sich kurzfristig ergeben. Das verstärkt allerdings die tägliche Hektik, so dass Sie sich mit der Wochenplanung gewissermaßen auch Ruheinseln verschaffen können.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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