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Arbeitsorganisation: Tappen Sie nicht in diese Fallen

Wer unter Informationsflut, unzähligen Terminen und E-Mails stöhnt, neigt schnell dazu, einfach drauflos zu werkeln in der Hoffnung, dass es schon irgendwie klappen wird. Viel Zeit und Kraft wird investiert, um die anstehenden Aufgaben abzuarbeiten. In Ihrem Eifer übersehen Sie jedoch die eine oder andere Falle, die Ihnen das Leben schwer macht. Wie Sie diese umgehen können, zeigen folgende Tipps.

Arbeitsorganisation: Tappen Sie nicht in diese Fallen

Arbeitsorganisation: Tappen Sie nicht in diese Fallen

Falle: Sie geben ungern etwas ab

Soll heißen: Bevor Sie die eine oder andere Aufgabe delegieren, erledigen Sie diese lieber selbst. Warum? Weil es kein anderer (vermeintlich) so gut kann wie Sie. Doch stimmt das wirklich? Warum springen Sie nicht einfach über Ihren Schatten und geben Aufgaben weiter, die Ihnen nicht so liegen? Es gibt in Ihrem Umfeld garantiert jemanden, dem das sogar noch Spaß macht, was Sie am liebsten nur mit den Fingerspitzen anfassen.

Überlegen Sie: Ein Zehnkämpfer im Sport mag als sehr vielseitig gelten, doch der Spezialist in einer Variante wird ihm in der Regel immer den Rang ablaufen. Und das ist außerhalb des Sports nicht anders. Statt sich alles auf den Tisch zu ziehen sollten Sie Aufgaben auch mal weiterleiten und anderen zutrauen, dass sie diese zu einem erfolgreichen Ende bringen. Sie werden produktiver und sparen Zeit. Verteilen Sie daher nach Möglichkeit Aufgaben immer an diejenigen, die es schneller und mit weniger Aufwand hinkriegen.

Falle: Sie halten nichts von Planung

Ist es wirklich so, dass Planung nichts bringt oder sind Sie da eventuell einem Vorurteil aufgesessen? Eine gute Arbeitsorganisation lebt von einer vorausschauenden Planung, selbst wenn nicht alles so hundertprozentig eintrifft, wie gedacht. Sie brauchen dafür zwar etwas Zeit, doch die ist gut angelegt. Denn jede Minute, die Sie in Ihre Planung investieren, rentiert sich als Vielfaches in Form von weniger Arbeitsbelastung, weniger Zeitdruck und eingesparter Zeit.

Große Firmen machen es vor: Untersuchungen haben gezeigt, dass eine um 5 Prozent höhere Investition in die Planung bis zu 20 Prozent geringere Gesamtkosten bewirkt. Eine vernünftige Planung spart aber nicht nur Zeit, sondern vergrößert Ihre Chancen auf Erfolg und wirkt sich auch auf die Qualität des Arbeitsergebnisses aus.

Falle: Sie machen mehr als nötig

Natürlich möchte jeder sein Bestes geben, aber mehr zu geben als notwendig zehrt an Ihrer Produktivität und kostet Sie Zeit und Kraft, die Sie an anderer Stelle besser einsetzen könnten. Oft ist die von Ihnen gelieferte Qualität nämlich gar nicht gefordert. Um besser abschätzen zu können, wie viel Aufwand Ihrerseits nötig ist, nutzen Sie die 80/20-Regel nach Pareto. Um 80 Prozent des Ergebnisses zu erreichen, brauchen Sie etwa zwanzig Prozent der verfügbaren Zeit.

Dieses Ergebnis ist meist vollkommen ausreichend. Egal ob Sie einen Bericht schreiben, eine Präsentation vorbereiten oder Ihre Ablage sortieren. Vermeiden Sie deshalb von vornherein übertriebenen Einsatz, indem Sie mehr ergebnisorientiert arbeiten. Gehen Sie an Ihre Aufgaben mit Augenmaß heran, denn wenn Sie mehr machen als nötig, kostet Sie das im Durchschnitt 80 Prozent Ihrer wertvollen Zeit.

Allerdings sollte die Pareto-Regel nicht als Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit gelten. Es geht lediglich darum, dort wo es sinnvoll erscheint, Zeit zu sparen und produktiver zu arbeiten.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

Bildnachweis: Robert Kneschke / stock.adobe.com

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