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Arbeitsorganisation: Tappen Sie nicht in diese Fallen

Lesezeit: < 1 Minute Wenn Sie Ihre Arbeitsorganisation nicht im Griff haben, läuft früher oder später einiges aus dem Ruder und Sie wenden viel Zeit und Energie auf, um Ihre Aufgaben trotzdem irgendwie zu bewältigen. Ob Sie sich mit der Informationsflut herumschlagen müssen, unzähligen Terminen oder zu lesenden E-Mails. Zum Glück lässt sich nachhaltig Abhilfe schaffen. Wie, das erfahren Sie in dem heutigen Tipp.

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Arbeitsorganisation: Tappen Sie nicht in diese Fallen

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1. Falle: Sie übererfüllen Ihre Aufgaben

Es ehrt Sie, wenn Sie immer Ihr Bestes geben, aber jedes Zuviel an nicht benötigter Qualität kostet Sie Zeit, Kraft und Energie. Vermeiden Sie von vornherein übertriebenen Einsatz, indem Sie ergebnisorientiert arbeiten und Aufgaben mit Augenmaß erfüllen.

Halten Sie sich an das Pareto-Prinzip oder die 80:20-Regel (falls Sie nicht gerade Flugzeuge konstruieren): 80 Prozent des Ergebnisses erreichen Sie in der Regel in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit, die übrigen 20 Prozent kosten Sie dagegen 80 Prozent Ihrer wertvollen Zeit.

2. Falle: Sie planen nicht oder nicht ausreichend

Eine gute Arbeitsorganisation funktioniert nur mit einem guten Plan. Dafür brauchen Sie zwar Zeit, doch die Kosten-Nutzen-Rechnung ist einfach: Jede Minute, die Sie in Ihre Planung investieren, rentiert sich als Vielfaches in Form von eingesparter Zeit und weniger Arbeitsbelastung.

Gute Planung zahlt sich auch kostenmäßig aus. So bewirkt eine um 5 Prozent höhere Investition in die Planung bis zu 20 Prozent geringere Gesamtkosten – und häufig reduziert sich dadurch auch die Bearbeitungszeit. Der Grund: Die Beeinflussungsmöglichkeit der Faktoren Kosten, Qualität und Zeitbedarf ist zu Beginn eines Projekts am größten und fällt dann stetig ab.

3. Falle: Sie wollen alles selbst machen

Im Sport beeindruckt ein Zehnkämpfer zwar mit seiner Vielseitigkeit, aber in jeder der zehn Disziplinen ist er (zwangsläufig) schlechter als jemand, der sich auf nur eine Variante spezialisiert hat. Ziehen Sie sich deshalb nicht alle Aufgaben auf den Tisch oder sorgen Sie dafür, dass Ihnen nicht alles aufgehalst wird. Gewinnen Sie Kraft und vor allem Zeit, indem Sie Aufgaben intern verteilen oder extern vergeben. Und zwar an diejenigen, die es schneller, besser und kostengünstiger hinkriegen. Überlegen Sie, wem Sie Verantwortung übertragen können und dann tun Sie es – ohne schlechtes Gewissen.

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