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Arbeitsorganisation: So werden Sie produktiver

Lesezeit: 2 Minuten Endlich Feierabend! Sie haben den ganzen Tag geschuftet, Ihre Aufgabenliste so weit es ging abgearbeitet, kaum Zeit zum Luftholen gehabt und trotzdem haben Sie das gewünschte Arbeitsziel nicht erreicht. Wenn Ihre Produktivität in den Keller geht, wird es Zeit, nach den Ursachen zu forschen. Im Folgenden habe ich drei Empfehlungen für Sie, wie Sie zu mehr Zeit und Ruhe finden und Zeitdruck abbauen.

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Arbeitsorganisation: So werden Sie produktiver

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Tipp No. 1: Verhindern Sie ausufernde Besprechungen

Besprechungen sind im Berufsalltag an der Tagesordnung. Dabei sind sie nur in den seltensten Fällen kürzer als geplant. Häufig dauern sie wesentlich länger als ursprünglich vorgesehen. Wie kommt das? Ein gewisser Herr Parkinson hat herausgefunden, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für deren Erledigung zur Verfügung steht. Und da machen Besprechungen keine Ausnahme. Wenn Sie beispielsweise zwei Stunden dafür einplanen, können Sie darauf wetten, dass diese Zeit eingehalten, meistens sogar überschritten wird.

Warum? Weil jeder glaubt, etwas beisteuern zu müssen, egal ob wichtig oder nicht. Abgesehen davon, dass Sie diesem Umstand durch eine straffe Moderation entgegenwirken können, haben Sie noch eine weitere Chance: Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer an einem Strang ziehen. Und das gelingt Ihnen, wenn danach etwas ansteht, was auch alle angeht, wie zum Beispiel das Mittagessen oder der lang ersehnte Feierabend. Und schon enden Besprechungen (fast) immer pünktlich.

Tipp No. 2: Nehmen Sie andere mit ins Boot

Spätestens wenn Sie der Aufgabenflut nicht mehr Herr werden, sollten Sie anfangen zu überlegen, welche Tätigkeiten reduziert werden können, um sich etwas Luft zu verschaffen. Bei Ihrer Analyse werden Ihnen bestimmt Aufgaben auffallen, die unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nehmen, aber wenig bringen und von anderen genauso gut oder sogar besser erledigt werden können. Warum also nicht delegieren? Dazu bedarf es lediglich Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter oder Kollegen und schon kann es losgehen.

Ansonsten verzetteln Sie sich und sind abends frustriert darüber, was Sie alles nicht geschafft haben. Natürlich kann dabei auch mal etwas schief gehen, aber aus Fehlern lernen alle Beteiligten. Statt zu kritisieren reden Sie darüber und finden gemeinsam einen Weg, um zukünftige Fehler zu vermeiden. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Talente, auf das, was Sie gut können. Legen Sie dazu schon im Vorfeld fest, was Sie selbst erledigen wollen oder müssen und welche Aufgaben Sie einem anderen übergeben können. So erleichtern Sie sich Ihren Arbeitsalltag und schaffen sich Freiräume.

Tipp No. 3: Reduzieren Sie Feuerwehreinsätze

Wenn Sie hektisch Ihre Aufgaben bewältigen und von Krisenherd zu Krisenherd springen, kommen Sie nicht zu dem, was Sie eigentlich erledigen wollen. Die Zeit läuft Ihnen davon, weil Sie von Dringlichkeiten getrieben werden. Sie können sich nicht nur immer schlechter konzentrieren, sondern sich auch immer weniger auf wichtige Dinge fokussieren. Und weil alles schnell gehen muss, machen Sie zwangsläufig Fehler. Das rächt sich früher oder später, weil es Mehrarbeit kostet, sie wieder auszubügeln.

Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie sich nicht nur dringende Terminen Ihren Tagesablauf bestimmen. Das fällt zugegebenermaßen schwer, weil sich bestimmte Gewohnheiten herausgebildet haben (z. B. unliebsame Dinge erst mal aufzuschieben). Handeln Sie sofort, wenn sich erste Alarmsignale zeigen, auch wenn die Auswirkungen anfangs nicht so ins Gewicht fallen. Sie werden merken, dass Sie in ruhigeres Fahrwasser kommen und nicht mehr so gestresst reagieren. Sie sparen Zeit und werden produktiver.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

Bildnachweis: Aycatcher / Adobe Stock

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