Arbeitsorganisation: So klappt es mit Ihrer Aufgabenliste

Aufgabenlisten (auch gerne To-Do-Listen genannt) haben es an sich, dass sie ständig umfangreicher werden und je öfter Sie darauf schauen, desto mulmiger wird Ihnen. Denn Sie müssen sie ja irgendwie abarbeiten. Um nicht in Hektik und Stress zu verfallen, habe ich für Sie heute einige Vorschläge zusammengestellt, mit denen Sie wieder die Übersicht erlangen und in ruhigeres Fahrwasser kommen.

Mit den folgenden 3 Tipps wird Ihr Zeitmanagement optimal:

1. Vorschlag: Prioritäten festlegen

Dabei gibt es verschiedene Methoden. Bewährt hat sich die ABC-Technik, mit der Sie festlegen, was als erstes, als zweites und so weiter zu tun ist.

  • A-Aufgaben: Sind zum Erreichen Ihres Zieles absolut notwendig und haben einen hohen Nutzen.
  • B-Aufgaben: Sind im Augenblick nicht dringend, werden aber zukünftig wichtig und haben einen durchschnittlicher Nutzen. Deren Vernachlässigung kann schnell zu einer Krise führen.
  • C-Aufgaben: Müssen zwar erledigt werden und nehmen auch viel Zeit in Anspruch, brennen aber nicht unter den Nägeln. Ihr Nutzen ist eher gering (Ablage, Papierkram).

2. Vorschlag: Wählen Sie klug aus

Die meisten Menschen haben keine Ahnung von dem, was sie real schaffen können. Aus diesem Grunde nehmen sie sich immer mehr vor und wundern sich dann, warum Zeitdruck ein ständiger Begleiter ist. Daher mein Tipp: Planen Sie realistisch und lassen Sie eher mal was weg, als sich zusätzlich etwas vorzunehmen (oder aufbrummen zu lassen). Denn Sie wären nicht der erste, der dadurch Probleme bekommt, die er vorher nicht hatte.

Wenn Sie also der Meinung sind, eine Quartalsanalyse in drei Stunden fertigzustellen, obwohl Ihnen Ihre Erfahrung nahe legt, dass Sie aus diversen Gründen dafür mindestens einen halben Tag benötigen, dann wird das nicht klappen. Vor allem auch deshalb, weil Sie solche Unwägbarkeiten wie Störungen oder Unterbrechungen nie ausschließen können.

Und glauben Sie mir, die werden eintreten, denn das ist Murphys Gesetz. Achten Sie daher genau auf die Zahl der Aufgaben, die Sie erledigen wollen. Das hilft Ihnen ruhiger und gelassener zu werden.

3. Vorschlag: Denken Sie auch an sich

Nur zu arbeiten und Aufgaben abzuhaken bringt Sie nicht weit, wenn Sie sich selbst vernachlässigen. Sie sind für einen Dauerbetrieb nicht geschaffen und brauchen regelmäßige Pausen. Solche freien Zeiten, die nicht von Aufgabenlisten diktiert werden, sorgen dafür, dass Sie Ihre Ziele leichter und schneller erreichen. Deshalb sollten Sie diese genießen und nicht in Gedanken schon die nächsten Projekte durchgehen.

Betrachten Sie das Abschalten nicht nur als Pausenfüller zwischen hektischen Terminen. Ohne solche Ruhephasen, in denen Sie das machen, was Ihnen gefällt, werden Sie kaum motiviert durch den Tag kommen und Höchstleitungen vollbringen.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

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