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Arbeitsorganisation: So erleichtern Sie Ihr Tagesgeschäft

Lesezeit: 2 Minuten Viele Führungskräfte in kleinen und mittelständischen Unternehmen neigen dazu, alles zu kontrollieren und Routineaufgaben nicht zu delegieren. Dadurch entsteht ein Zeitproblem, so dass die Führungskräfte ihre eigentlichen Führungsfunktionen nicht mehr vollständig wahrnehmen können.

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Arbeitsorganisation: So erleichtern Sie Ihr Tagesgeschäft

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Das Tagesgeschäft ist für den Unternehmenserfolg besonders bedeutend. Der Grund hierfür liegt in der Tatsache, dass die Unternehmen durch das Tagesgeschäft hohe Umsätze und Gewinne erzielen können. Deshalb müssen die Führungskräfte dem Tagesgeschäft eine große Aufmerksamkeit widmen.

Dies heißt jedoch nicht, dass sie selbst Routineaufgaben wahrnehmen müssen. Vielmehr ist es die Aufgabe der Führungskräfte dafür zu sorgen, optimale Rahmenbedingungen für das Tagesgeschäft zu schaffen.

Die Führungskräfte müssen im Tagesgeschäft nicht jede Entscheidung selbst treffen und alles kontrollieren. Sonst haben sie selbst keine Zeit mehr für die Wahrnehmung ihrer Führungsaufgaben – und verlangsamen damit eher Prozesse!

Die Delegation von Verantwortung schafft Freiraum für die Führungskraft

Im Rahmen des Tagesgeschäfts sind zahlreiche Entscheidungen zu treffen. Als Beispiele für solche Entscheidungen ist die Auswahl des Lieferanten, die Festlegung von Konditionen, die Problemlösung bei Reklamationen sowie die Möglichkeiten des Umtausches zu nennen.

Obwohl es sich bei diesen Aufgaben um Routineaufgaben handelt, gibt es bei diesen Aufgaben immer Besonderheiten. So führen zum Beispiel Veränderungen auf dem Markt dazu, dass sich die Preise für Artikel bei den einzelnen Lieferanten ändern, so dass stets ein Preisvergleich durchgeführt und eine Entscheidung getroffen werden muss. Diese Entscheidung muss jedoch nicht zwingend eine Führungskraft treffen.

Es ist beispielsweise nicht notwendig, dass eine Führungskraft im Autohaus entscheidet, von welchem Händler die Ersatzteile bezogen oder wie viele Liter Motorenöl bestellt werden. Ebenso muss eine Führungskraft nicht jedes Angebot eines Verkäufers überprüfen, da bestimmte Aufgaben an Mitarbeiter delegiert werden können.

Durch die Delegation von Aufgaben ist es den Führungskräften möglich, sich zusätzlichen Freiraum zu schaffen und sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu konzentrieren. Aus diesem Grund sollten Führungskräfte möglichst viele Routineaufgaben delegieren.

Die Voraussetzung für die Delegation von Routineaufgaben

Die Führungskräfte sollten die Routineaufgaben delegieren. Damit dies möglich ist, ist es zwingend erforderlich, dass die einzelnen Mitarbeiter die notwendigen Qualifikationen für die Wahrnehmung der Aufgaben besitzen. Ebenso ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Befugnis haben, Entscheidungen selbst zu treffen.

Für die Sicherung der Qualifikation der Mitarbeiter bietet sich die Unterweisung sowie betriebliche Aus- und Weiterbildung an. Durch diese Maßnahmen kann nämlich sichergestellt werden, dass ein Mitarbeiter über die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten verfügt, um eine Aufgabe wahrnehmen zu können.

Neben den Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten benötigt ein Mitarbeiter für die Wahrnehmung einer Aufgabe auch das Recht, eine Entscheidung zu treffen. Damit hier klare Richtlinien vorhanden sind, sollten in einer Stellenbeschreibung die Kompetenzen der Mitarbeiter genau festgelegt werden.

Ebenso ist durch eine Anweisung festzulegen, welchen grundsätzlichen Ermessensspielraum die Mitarbeiter bei einer Entscheidung haben. Es ist zum Beispiel niederzuschreiben, in welchem Umfang bzw. bis zu welcher Höhe ein Mitarbeiter bei Bestellungen, bei Verkäufen oder bei Reklamationen selbst Entscheidungen treffen kann und in welchen Fällen eine Rücksprache mit einer Führungskraft notwendig ist.

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