Arbeitsorganisation: So behalten Sie Ihre Termine im Griff

Wächst Ihnen das Tagesgeschäft ab und zu über den Kopf? Verzetteln Sie sich immer öfter und verlieren dadurch wichtige Dinge aus dem Blick? Bringen Sie viele Projekte nicht mehr zu Ende, weil ständig etwas dazwischenkommt? Da hat sich nicht etwa Ihre Umwelt gegen Sie verschworen, sondern das hat mit Ihrer Planung zu tun. Wie Sie diese effizienter umsetzen, verraten Ihnen die folgenden Strategien.

Die Arbeitsorganisation ist eine Sache für sich. Wie Sie sie besser beherrschen können, erfahren Sie anhand der folgenden Tipps:

Erste Strategie: Planen Sie immer schriftlich

Eine uralte Regel, die ihre Gültigkeit auch in Zeiten von Smartphone, Laptop und Tablet nicht verloren hat. Denn leider ist es Ihrem Gehirn gar nicht egal, ob Sie etwas mit der Hand aufschreiben oder lediglich mit den Fingern auf einer Tastatur tippen. Wissenschaftler fanden heraus, dass beim Schreiben mit der Hand verschiedene Hirnregionen angesprochen werden, die das Behalten des Geschriebenen erheblich vereinfachen.

Mit getippten Informationen kann das Gehirn dagegen viel weniger anfangen. Die Hauptsache ist jedoch, dass Ihnen das Planen grundsätzlich in Fleisch und Blut übergeht und Sie eine Gewohnheit daraus machen. Dann wird es Ihnen schon nach einiger Zeit viel leichter fallen. Nutzen Sie diesen Vorschlag auch für Ihre spontanen Ideen oder Notizen. Denn einmal aufgeschrieben, haben Sie diese immer griffbereit, andernfalls sind sie für immer aus Ihrem Gedächtnis verschwunden.

Zweite Strategie: Tages- und Wochenplanung abstimmen

Beide Planungsvarianten haben Vorteile. Der Vorteil der Wochenplanung: Sie legen bestimmte Termine so, wie es für Sie am besten ist (z. B. knifflige Aufgaben in Ihre Hochleistungszeit). Das gilt nicht nur für berufliche Ziele, sondern auch für Ihre persönlichen Schwerpunkte. Sie umgehen damit Stress und Zeitdruck, weil Sie sich Ihren Aufgaben in aller Ruhe widmen können.

Mit der Tagesplanung ist das nicht so einfach, weil Sie in der Regel nur die akuten und dringenden Aufgaben vor Augen haben, die Sie entweder sich selbst gestellt haben oder die Ihnen von anderen aufgezwungen wurden. Doch das verstärkt den Druck und führt regelmäßig zu Fehlern, die Sie später mit größerem Zeitaufwand wieder ausgleichen müssen. Eine Abstimmung zwischen Tages- und Wochenplan bietet Ihnen daher die beste Lösung und Zeitersparnis.

Dritte Strategie: Aufwand verringern

Ein häufig auftretendes Problem bei vielen Zeitgenossen: Die geplante Zeit für beispielsweise den E-Mail-Check wird weit überzogen. Warum? Weil erst mal die Mails gelesen werden, um sie dann später „richtig“ zu bearbeiten. Mein Vorschlag: Erledigen Sie das, was gleich machbar ist auch sofort. Denn ein Plan soll nicht nur auf dem Papier stehen, sondern soll Ihnen helfen, Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

Was also sofort erledigt werden kann (innerhalb von ca. fünf Minuten), arbeiten Sie auch sofort ab. Damit halten Sie Ihren Plan ein und werden produktiver. Was nicht in fünf Minuten zu erledigen ist, legen Sie auf Wiedervorlage (falls Sie auf Zuarbeit anderer angewiesen sind) oder legen einen neuen Termin zur Erledigung fest. Mit dem Rest füttern Sie die Ablage.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

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