1. Planen Sie neu
Wenn unvorhergesehene Dinge mal wieder dazu geführt haben, dass Sie Ihren sorgfältig ausgearbeiteten Plan über den Haufen werfen müssen, dann ärgern Sie sich nicht. Statt sich selbst unter Druck zu setzen, weil abzusehen ist, dass Sie nicht mehr alle Aufgaben erledigen können, gehen Sie lieber davon aus, dass veränderte Umstände eine neue Herangehensweise erfordern. Denn der Versuch, trotzdem noch alles zeitlich in die Reihe zu bekommen, ist in der Regel aussichtslos oder nur mit hohen gesundheitlichen Beeinträchtigungen (Stichwort Stress) zu schaffen.
Denken Sie in einem solchen Fall also um und planen neu. Machen Sie eine kurze Pause von etwa fünf Minuten und überdenken Sie Ihre bisherige Planung. Und dann legen Sie mit einem Gefühl der Erleichterung neu los.
2. Blocken Sie Nebensächlichkeiten ab
Wenn Sie die Hektik zu überrollen droht, achten Sie sehr genau drauf, dass Sie Ihre wertvolle Zeit nicht mit Nebensächlichkeiten verplempern. Denn Zeitdruck entsteht immer dann, wenn andere in Ihren Plan eingreifen und damit Dringlichkeit aufbauen. Das versperrt Ihnen aber nur allzu leicht den Blick auf die für Sie wichtigen Dinge.
Daran schließt sich die Überlegung an, was Sie von dem, was für heute geplant war, eventuell streichen, kürzen, auf später oder einen anderen Tag verschieben können. Lassen sich Termine verlegen oder ganz absagen? Welche sonstigen Aktivitäten können gestrichen werden? Zählen Sie dazu aber auf keinen Fall notwendige Erholungspausen, denn die brauchen Sie in stressigen Situationen besonders.
3. Konzentrieren Sie sich auf das Unaufschiebbare
Es gibt in jeder Tagesplanung Dinge, die unbedingt erledigt werden müssen. Notieren Sie diese Aktivitäten und überlegen Sie erst danach, welche anderen noch dazu kommen können. Der Trick besteht hier darin, wirklich nur das aufzuschreiben, was absolut unumgänglich ist. Sie haben dadurch zwei Vorteile: Sie verschaffen sich die notwendige Ruhe und Gelassenheit, denn Sie wissen, dass diese Vorhaben überschaubar sind und damit realisiert werden können.
Andererseits können Sie sich durch diese begrenzte Auswahl wesentlich besser auf die einzelnen Punkte konzentrieren. Dadurch vermeiden Sie Fehler und geraten nicht in Hektik.
Den übrig gebliebenen Aufgaben widmen Sie sich, wenn wieder etwas mehr Ruhe eingekehrt ist und Sie den Kopf für neue Überlegungen frei haben.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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