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Arbeitsorganisation: 3 Tipps für ein aufgeräumtes Büro

Hand auf's Herz: Wie viel Zeit geht Ihnen verloren, nur weil Sie auf Ihrem Schreibtisch nach etwas Bestimmtem suchen? Haben Sie sich das mal überlegt? Vor allem wenn die Luft brennt und die Hektik zunimmt, bleibt kaum Zeit, alles sofort abzuheften oder wegzuräumen. Ist das nur vorübergehend, ist das in Ordnung. Wird es aber zum Dauerzustand, sollten Sie etwas unternehmen. Hier drei Tipps dazu.

Arbeitsorganisation: 3 Tipps für ein aufgeräumtes Büro

Arbeitsorganisation: 3 Tipps für ein aufgeräumtes Büro

Tipp Nr. 1: Kümmern Sie sich gleich darum

Haben Sie viele Unterlagen, die Sie mal eben auf dem Schreibtisch zwischenlagern, weil das bequemer ist, als über das Wegwerfen nachzudenken? Das ist zwar menschlich, lässt aber ein neues Problem entstehen: Mit allem, was Sie aufheben, müssen Sie sich erneut irgendwann beschäftigen. Das heißt für Sie doppelte Arbeit und doppelter Zeitaufwand. Fragen Sie sich deshalb jedes Mal auf’s Neue: „Muss ich das wirklich aufheben?“ und entscheiden Sie sich sofort.

Genauso verhält es sich mit der Bearbeitung Ihrer realen und elektronischen Post. Auch hier sollten Sie sofort entscheiden: Bearbeiten, Wiedervorlage oder wegwerfen/löschen. Schauen Sie also nicht nur drauf und nehmen sich dann vor, später darauf zurückzukommen. Das kostet nicht nur Zeit und Aufwand, sondern die besten Ideen für eine Antwort kommen Ihnen in der Regel gleich beim ersten Lesen. Bevor Sie sich daher immer wieder erst neu einarbeiten, entscheiden Sie lieber gleich.

Tipp Nr. 2: Termine für die Entsorgung festlegen

Wenn Ihre Ablage überquillt und Sie nicht mehr wissen, wohin mit all den Unterlagen, dann sollten Sie handeln. Häufig heben Sie Dinge auf, ohne dass es einen Grund dafür gibt. Vieles müssen Sie zwar für eine gewisse Zeit, aber nicht für alle Ewigkeit aufbewahren. Markieren Sie deshalb alles, was Sie ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr brauchen, mit einem Entsorgungstermin. Und am besten dann, wenn Sie sich ohnehin damit beschäftigen.

Notieren Sie beispielsweise auf dem Ordner „Aufheben bis 31.12.2018“ oder „Archivieren am 15.7.2016“. Sie können auch farbige Haftnotizen verwenden. Rot heißt dann zum Beispiel „Kann ab 2017 vernichtet werden“, gelb „Kann ab 2018 weg“ und so weiter. Auf diese Weise brauchen Sie sich beim Aufräumen Ihrer Ablage nicht jedes Mal den Kopf darüber zerbrechen, wann was entsorgt werden kann.

Tipp Nr. 3: Legen Sie nach einem System Ihrer Wahl ab

Wenn Sie bei Ihrem gegenwärtigen System nicht mehr durchsehen oder damit unzufrieden sind, dann legen Sie fest, welche Veränderungen Sie ab sofort vornehmen werden. Dabei kommt es darauf an, dass Sie darüber nicht nur nachdenken, sondern es auch umsetzen und konsequent anwenden. Denn jegliche Planung bringt nichts, wenn sie nicht realisiert wird.

Halten Sie die neue Ablagestruktur mindestens 28 Tage lang durch. Dann – so meinen jedenfalls Wissenschaftler – haben Sie daraus eine Gewohnheit entwickelt. Nutzen Sie jeweils zum Ende Ihres Arbeitstages etwa 15 Minuten, um über liegen gebliebene Unterlagen zu entscheiden: am nächsten Tag bearbeiten, wegwerfen oder abheften. Und: Seien Sie aufgeschlossen für neue Ideen, behalten aber, was funktioniert.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: grosche.nrw / stock.adobe.com

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