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Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Lesezeit: 2 Minuten Ein elektronisches Fahrtenbuch wird zum Nachweis privat veranlasster Fahrten nur dann anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen an den aufgezeichneten steuerlich relevanten Daten ausgeschlossen sind (FG Münster, Urteil vom 04.02.2010 - 5 K 5046/07 E,U).

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Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

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Die private Nutzung eines Firmens-Pkw gilt als geldwerter Vorteil. Die hierauf zu zahlende Lohnsteuer wird in den meisten Fällen pauschal mit 1 Prozent vom Bruttolistenverkaufspreis erhoben. Arbeitnehmer können alternativ hierzu aber auch den tatsächlich für die privaten Fahrten angefallenen Aufwand ansetzen. Dann verlangt das Finanzamt allerdings ein Fahrtenbuch, aus dem sich der Anteil der privaten Fahrten ergibt.

Manuelles Fahrtenbuch sehr aufwendig
Das manuelle Führen eines Fahrtenbuchs ist recht aufwendig, da jeder gefahrene Kilometer akribisch per Hand zeitnah aufgeschrieben werden muss. Kaum ein Steuerpflichtiger wird jede Fahrt so exakt, zeitnah und lückenlos aufzeichnen, wie es das Finanzamt verlangt.

Doch seit einiger Zeit steht mit einem elektronischen Fahrtenbuch eine echte Alternative zur manuellen Aufzeichnung beziehungsweise zur Versteuerung nach der 1-Prozent-Methode zur Verfügung.

Das elektronische Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbucher ist in der Regel fest im Auto montiert und zeichnet während der Fahrt automatisch alle wichtigen Informationen auf (Datum, Kilometerstand vor und nach der Fahrt, Fahrtziel, Umwege, Art der Fahrt und so weiter). Daheim oder im Büro können die Daten dann am PC gegebenenfalls ergänzt und anschließend ausgewertet werden.

So funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch
Bei elektronischen Fahrtenbüchern kann man zwischen Geräten unterscheiden, die über das Tachosignal oder über eine GPS-Ortung die Daten erfassen:

  • Im ersten Fall wird das Tachosignal des PKW ausgewertet. Die gefahrenen Kilometer werden an einen Fahrtenschreiber übermittelt, der mit einer kleinen Tastatur verbunden ist, auf der vom Fahrer Art, Grund und Ziel der Fahrt eingegeben werden. Die verschiedenen Lösungen unterscheiden sich darin, wie viele Daten wie komfortabel im Auto eingegeben werden können und was am PC ergänzt werden muss.
  • Demgegenüber ermittelt ein elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Ortung über Satelliten die genaue Position des Fahrzeugs und errechnet daraus auch die zurückgelegten Kilometer. Im Auto selbst sind keine weiteren Eingaben mehr erforderlich. Lediglich am Computer sind vom Fahrer noch notwendige Daten zu ergänzen.

Welches elektronische Fahrtenbuch die bessere Variante ist, hängt vor allem davon ab, ob man die erforderlichen Informationen lieber zeitnah im Auto oder lieber in Ruhe am PC erfasst.

Was kostet ein elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbucher kosten zwischen 400 und 1.000 Euro plus Einbau.

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird zum Nachweis privat veranlasster Fahrten nur dann anerkannt, wenn nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten steuerlich relevanten Daten ausgeschlossen sind. Dies hat das Finanzgericht Münster durch ein Urteil vom 4. Februar 2010 entschieden (Az.: 5 K 5046/07 E,U).

In dem zu entscheidenden Fall nutzte die Klägerin ihre im Betriebsvermögen befindlichen PKW auch für Privatfahrten. Die PKW waren mit einem elektronischen Fahrtenbuch ausgestattet, die für jede Fahrt Datum, Uhrzeit, Fahrdauer, Tachostand und gefahrene Kilometer aufzeichneten. Art, Ziel und Zweck der Fahrt mussten im elektronischen Fahrtenbuch dagegen manuell eingegeben werden. Die Daten wurden zunächst im Fahrdatenspeicher festgehalten und anschließend mit einer Software ausgelesen und auf einem externen PC gespeichert.

Nach der Datenübertragung konnten zwar die automatisch aufgezeichneten Daten des elektronischen Fahrtenbuchs nicht mehr verändert werden, wohl aber die manuellen Eingaben bezüglich Art, Ziel und Zweck der Fahrt.

Das Finanzamt beanstandete das elektronische Fahrtenbuch daher als nicht ordnungsgemäß und berücksichtigte die Privatfahrten – steuerlich nachteilig – mit der Ein-Prozent-Methode.

Die hiergegen gerichtete Klage hatte keinen Erfolg. Nach Ansicht des Finanzgerichtes ist die von der Klägerin gewählte Aufzeichnungsmethode nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben sowie ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen. Manipulationsmöglichkeiten seien bei diesem elektronischen Fahrtenbuch nicht ausgeschlossen. So besteht insbesondere die grundsätzliche Möglichkeit der jederzeitigen, nicht nachvollziehbaren Änderung von Daten, die für die Abgrenzung der betrieblichen von den privaten Fahrten relevant seien.

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