Häufig würde es beim Entwurf aber völlig ausreichen, nur eine einzelne Seite des Berichtes mit Beispieldaten anzuzeigen. Auch so lassen sich zu kleine Textfelder oder falsch positionierte Grafiken sofort erkennen. Eine entsprechende Funktion stellt Access zwar bereit, aber nur wenige Anwender kennen deren genauen Hintergrund. Dabei handelt es sich um ANSICHT-LAYOUTVORSCHAU.
Beim Einsatz dieser Funktion führt Access die zu Grunde liegende Abfrage nicht direkt aus, beziehungsweise liest nicht alle Datensätze der zu Grunde liegenden Tabelle komplett. Vielmehr werden sämtliche Kriterien und Gruppierungen ignoriert und nur die für die Darstellung der ersten Seite des Berichtes notwendigen Daten ermittelt. Weitere Daten werden erst gelesen, wenn Sie über die Navigationselemente weitere Seiten des Berichtes anzeigen lassen. Über diese Funktion können Sie bei aufwändig gestalteten Berichten also viel Zeit sparen.
Beachten Sie jedoch beim Einsatz der Funktion ANSICHT-LAYOUTVORSCHAU, dass, wie bereits erwähnt, keine Kriterien und Gruppierungen berücksichtigt werden! Sie können die Funktion also wirklich nur zum Prüfen des Layouts verwenden. Eine Prüfung der Daten selbst ist darüber nicht machbar, da unter Umständen verfälschte Ergebnisse durch fehlende Gruppierungen die Folge sind.
Versionen: Access 97, 2000 und 2002