Vorbedingungen abklären
Bevor Sie mit den Buchungen beginnen, sollten Sie klären, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, denn das wirkt sich auch darauf aus, wie Sie Abschreibungen buchen. Wenn Sie zum Beispiel unter die Kleinunternehmerregelung fallen und nicht freiwillig zur Umsatzsteuerpflicht optiert haben, dann müssen Sie für die Einstufung Ihrer Anschaffungen als geringwertige Wirtschaftsgüter die Bruttowerte zugrunde legen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer dürfen dagegen die Kosten nach Abzug der Vorsteuer ansetzen.
In welchen Fällen können Sie Abschreibungen buchen?
Abschreibungen buchen Sie nur für Wirtschaftsgüter, die einer selbständigen Nutzung fähig sind und keine Nutzungseinheit mit anderen Wirtschaftsgütern bilden, so der offizielle Wortlaut. Die Abgrenzung ist so komplex, dass sich diese Einführung nicht im Detail damit beschäftigen kann und im Zweifelsfall auf weiterführende Dokumentation verweisen muss.
Abschreibungen buchen nach der Grundregel
Im Prinzip können Sie sich die Berechnung der Abschreibung für Abnutzung (AfA) einfach machen, indem Sie sich an die Grundregelung halten. Die gilt für alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter, sofern Sie keine Ausnahmeregelung in Anspruch nehmen. Sie verzichten dann aber auch auf die Vorteile, die Ihnen diese Ausnahmeregelungen bei der Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter bieten. Als normalen Weg der Abschreibung sieht das Einkommensteuergesetz vor, dass Sie alle Wirtschaftsgüter mit Anschaffungsdatum und -wert in ein Anlageverzeichnis eintragen und über die veranschlagte Nutzungsdauer linear abschreiben.
Einen geeigneten Wert für die Nutzungsdauer finden Sie in den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums. Bei unterjährig angeschafften Wirtschaftsgütern wird der Abschreibungsbetrag im Anschaffungsjahr monatsgenau anteilig berechnet.
Die Regelabschreibung im Beispiel
Wenn Sie beispielsweise als umsatzsteuerpflichtiger Fotograf im Januar eine Kamera im Wert von 1218 Euro netto anschaffen, dann schreiben Sie jedes Jahr ein Siebtel, also 174 Euro ab. Eine gängige Praxis ist, Cent-Anteile des Anschaffungsbetrags im ersten Jahr abzuschreiben und die jährlichen Beträge auf ganze Euro zu runden.
Hat die Kamera also tatsächlich brutto 1449,50 Euro und damit netto 1218,07 Euro gekostet, bedeutet das, dass Sie im Anschaffungsjahr 174,07 Euro Abschreibungen buchen und in den Folgejahren 174 Euro, wie gehabt. Erfolgt die Anschaffung aber erst im Dezember, dann ergibt sich für das erste Jahr ein Abschreibungswert von 174/12=14,50, respektive 14,57 Euro, wenn Sie auf glatte Euro abschreiben.
Sonderabschreibungen und Vorbereitung der Buchungen
Die erste, allgemein anwendbare Ausnahme von der Grundregel sind Sonderabschreibungen, die Sie in den ersten fünf Jahren bis zu einer Höhe von insgesamt 20 % des Anschaffungsbetrags in Anspruch nehmen können.
Falls Sie im betreffenden Abrechnungszeitraum mehrere Anschaffungen mit Werten bis einschließlich 1000 Euro getätigt haben, sollten Sie diese zunächst in drei Gruppen sortieren, bis 150 Euro, bis 410 Euro und über 410 Euro. Im Bereich bis 1000 Euro haben Sie nämlich mehrere Wahlmöglichkeiten bei der Abschreibung, die sich aber zum Teil gegenseitig ausschließen.
Sonderregelung für Wirtschaftsgüter bis 150 Euro
Bis einschließlich 150 Euro können Sie Ihre Anschaffungen einfach zu 100 % den entsprechenden Kostenstellen zuordnen und als Betriebsausgaben verbuchen. Sie erscheinen dann in keinem Anlagenverzeichnis.
Abschreibungen buchen für GWG bis 410 Euro
Wirtschaftsgüter mit mehr als 150 bis einschließlich 410 Euro Anschaffungswert können Sie als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) im Anschaffungsjahr vollständig abschreiben, sofern Sie nicht von der Abschreibung über Sammelposten Gebrauch machen möchten, die im nächsten Absatz beschrieben ist.
GWG bis 1000 Euro
Wenn Sie Anschaffungen mit Einzelwerten über 150 bis maximal 1000 Euro getätigt haben, können Sie alle im Wirtschaftsjahr angeschafften GWG in einem Sammelposten zusammenfassen und diesen als Ganzes über fünf Jahre abschreiben. Sie dürfen dann aber im selben Abrechnungszeitraum nicht mehr von der Möglichkeit zur Sofortabschreibung für GWG bis 410 Euro Gebrauch machen.
Für jedes Wirtschaftsjahr ist dabei ein gesonderter Sammelposten zu bilden und getrennt von den anderen zu führen. Außerdem dürfen Sie die Anschaffungskosten eines Sammelpostens nicht nachträglich verändern. Auch wenn Wirtschaftsgüter ausscheiden, muss der Sammelposten unverändert weitergeführt werden und nachträgliche Anschaffungskosten müssen Sie im jeweiligen Anschaffungsjahr in einen neuen Sammelposten eingliedern.