Aufgaben des Vertriebscontrolling
Es dreht sich, wie immer in den Steuerungsmechanismen eines Unternehmens, in erster Linie um Informationsgewinnung und Informationsanalyse. Hier bieten in unseren Tagen zahlreiche Dienstleister fortgeschrittene Softwarelösungen an, die sich, im Rahmen des sogenannten ERP, des Enterprise-Resource-Planning, also der Unternehmensressourcenplanung mit der Sammlung relevanter Daten aus allen Bereichen des Betriebes befassen. Das Controlling des Vertriebes dient natürlich ebenfalls dazu, positive und negative Einflüsse im Vertrieb zu erkennen, Stärken und Schwächen sichtbar zu machen.
Es gilt Märkte sachgerecht und aus dem richtigen Blickwinkel einzuordnen und zu bewerten, es dreht sich um Kundenanalyse, zum Beispiel mithilfe der SWOT-Analyse, die Henry Mitzberg an der Harvard School in Amerika entwickelt hat. Das Vertriebscontrolling hat außerdem zur Aufgabe, die Konkurrenz zu beobachten und ein Urteil über die Mitbewerber auf dem jeweiligen Markt zu ermöglichen. Natürlich soll mit diesem Verfahren ebenso auch die Positionierung von Dienstleistungen und Produkten ermöglicht beziehungsweise erleichtert werden. Vertriebsorganisation, Vertriebswege und Vertriebsprozesse sollen optimiert, ausgerichtet und bewertet werden.
Indexzahlen im Vertriebscontrolling
Ganz konkrete Zahlen, die aus den gesammelten Informationen des Softwaresystems oder der statistischen Auswertung hervorgehen, sind zum Beispiel die durchschnittliche Höhe von Aufträgen, die Zeitinvestition, die für jeden Auftrag getätigt werden muss, also die Anzahl der notwendigen Termine bis zum Abschluss. Weitere Zahlen geben Aufschluss darüber, wie viele Verkaufsgespräche ein Mitarbeiter täglich führt, wie viel er letztendlich verkauft, wie viele Auftragseingänge er für einen festgelegten Zeitraum vorweisen kann, wie also sein Umsatz ist.
Weitere Instrumente des Controlling sind Benchmarking – also ein Vergleich der eigenen Produkte mit denen der Konkurrenzanbieter. Die ABC-Analyse – also ein Verfahren Vertriebsvorgänge in Ihrer Wertigkeit zu erfassen und einzuteilen. Neben der Produktlebenszyklus-Analyse hat auch die Portfolio-Analyse – also die Formulierung der Strategien eines Unternehmens in Hinsicht auf ihre Zweckmäßigkeit ihr Wertigkeit. Ein weiteres Werkzeug ist die GAP-Analyse. Mithilfe dieses Verfahrens sollen Lücken, Probleme und unerwünschte Entwicklungen im System frühzeitig erkannt werden, und durch entsprechende Gegenmaßnahmen auf einen positiven Pfad gezwungen werden.
Hauptziel
Das immer wieder formulierte Ziel eines jeden Controllings, der Datenerfassung, der Datenanalyse, der operativen Planung ist die Kundenzufriedenheit, der Kundenkontakt. Hier liegt die Grundlage jeden Verkaufserfolges, hier können langfristig Absatzpotenziale erhalten und neu geschaffen werden. Auch im Vertriebscontrolling ist die Kommunikation und damit die Menge der anzuwendenden Daten von hervorragender Bedeutung. Je größer und qualitativ hochwertiger die Menge der Informationen ist, desto sicherer, funktionaler, mit desto größerer Relevanz und Tragfähigkeit kann das System des Unternehmens positiv tangiert werden.
In der Unternehmensstruktur siedelt man das Vertriebscontrolling im Bereich der Finanzen oder aber im Vertriebs- und Verkaufssegment an. Eine oft genutzte Möglichkeit ist das Outsourcing der Vertriebskontrolle an einen freien oder selbstständigen Mitarbeiter. Dies gewährt zusätzliche Objektivität.