Grundlage für ein Ausbildungsverhältnis ist ein abgeschlossener Ausbildungsvertrag. Dieser sollte im Lohnbüro vorliegen, wenn sie neue Auszubildende abrechnen müssen. Ohne Ausbildungsvertrag sollten Sie niemals einen Auszubildenden in der Lohnabrechnung abrechnen. Die Ausbildungsverträge erhalten Sie entweder von ihrem Arbeitgeberverband oder häufig auch von der ortsansässigen IHKen.
Im Ausbildungsvertrag ist neben dem Beginn der Ausbildung, in der Regel ist dies der 1. August eines Jahres, auch die Ausbildungshöhe, der Urlaubsanspruch und die genaue Tätigkeitsbezeichnung geregelt.
Klassische Lohnabrechnungsdaten sind erforderlich
Daneben brauchen Sie auch für Auszubildende natürlich einige weitere Angaben für die Lohnabrechnung. So muss der Auszubildende Ihnen beispielsweise seine Bankverbindung (IBAN, BIC) mitteilen.
Darüber hinaus gilt es natürlich auch noch die weiteren erforderlichen Lohnabrechnungsdaten abzufragen:
- Sozialversicherungsnummer (falls nicht vorhanden Geburtsdatum, Geburtsname und Geburtsort),
- Steuer-Identifikationsnummer und die Angabe, ob die Ausbildungsstelle Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis ist,
- Verträge zum Lohnabzug, zum Beispiel vermögenswirksame Leistungen, Direktversicherungen oder ähnliches,
- Krankenkasse (Mitgliedsbescheinigung),
- Nachweis über Elterneigenschaft (wenn älter als 23 Jahre).
Wenn Sie diese Angaben vorliegen haben, können Sie im Grunde mit der Abrechnung beginnen.
Besonderheiten bei der Abrechnung von Auszubildenden
Sozialversicherungsrechtlich sind die Auszubildenden durch eine besondere Personengruppen (102) gekennzeichnet. Dieser Personengruppenschlüssel zeigt an, dass es sich um einen Auszubildenden handelt.
Eine Ausnahme besteht für Auszubildende, die nicht mehr als 325 € im Monat verdienen. Bei diesen Auszubildenden handelt es sich um so genannte Geringverdiener. Diese sind im Gegensatz zu den herkömmlichen Auszubildenden, mit mehr als 325 € im Monat, besonders gekennzeichnet. Für Geringverdiener-Auszubildende verwenden Sie bitte den Personengruppenschlüssel 121.
Sofortmeldungen auch für Auszubildende
Sind Sie in einer Branche tätig, die sofortmeldepflichtig ist, so müssen Sie auch für Ihre neuen Auszubildenden eine Sofortmeldung (Abgabegrund „20“) vor der Beschäftigungsaufnahme abgeben.
Kein Mindestlohn für Auszubildende
Der Mindestlohn von derzeit 8,50 € pro Stunde gilt nicht für Auszubildende. Das bedeutet die Ausbildungsvergütung kann durchaus unter diesem Stundenlohn liegen. Hintergrund für diese Regelung ist, dass die Auszubildenden im Rahmen ihrer Berufsausbildung etwas lernen sollen und nicht allein des Geldes wegen arbeiten. Das sagt jedenfalls die Gesetzesbegründung zum Mindestlohngesetz.
Achtung bei jugendlichen Auszubildenden
Denken Sie bitte auch bei der Beschäftigung von Auszubildenden daran, dass für jugendliche Arbeitnehmer bis 18 Jahre noch die Regelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes gelten. Diese sind natürlich zwingend einzuhalten und sollten bei der Planung des Einsatzes der Auszubildenden stets beachtet werden.
