Ablage organisieren: So bleibt die Ordnung
- Betrachten Sie die Ablage und damit verbundene Tätigkeiten nicht als notwendiges Übel – sonderen als Hilfsmittel, das Ihnen bei guter Pflege mit Übersichtlichkeit gute Dienste leistet.
- Halten Sie Ablagevorgaben und Aktenpläne genau ein. Wenn Sie beim Ablegen nachlässig sind, wird später eine aufwändige Suche unweigerlich folgen.
- Heften Sie, wenn Sie die Ablage organisieren, DIN A4-Blätter mit Querverweisen zu Themen, die nicht eindeutig zugeordnet werden können. Nehmen Sie am besten farbiges Papier.
Ablage organisieren: So bleibt die Ordnung
- Sortieren Sie regelmäßig die abzulegenden Dokumente ein. Wenn Sie das nicht sofort tun können, tragen Sie sich das Ablage organisieren in Ihrem Kalender als Aufgabe ein.
- Benutzen Sie Trennblätter und Register in Ordnern und Mappen. So behalten Sie leichter die Übersicht.
- Wenn Sie es oft zu eilig haben, um die endgültige Ablage zu organisieren: Verwenden Sie einen Pultordner mit A-Z-Register als Vorablage. Dann verschwinden erledigte Vorgänge von Ihrem Schreibtisch und können von dort endgültig weggeräumt werden.
- Sortieren Sie regelmäßig aus: Überflüssiges kann in den Müll. Abgeschlossene Akten, die Sie noch aufbewahren müssen, gehören ins Archiv.
- Sortieren Sie Informationssammlungen (Broschüren, Kataloge, Statistiken, Branchentipps) nach Jahren. Führen Sie je eine Ablage, können Sie alte Jahrgänge mit einem Handgriff entsorgen.
- Beschriften Sie alle Aufbewahrungsmittel deutlich. Die Aufschrift sollte aus einem Abstand von zwei Metern noch lesbar sein.
- Jede vorhandene Ablagemöglichkeit sollte eine eigene Funktion haben. Körbe, Schubladen und Schachteln mit unbestimmter Funktion geraten schnell zur wilden Ablage – und Sie organisieren wieder von vorn.
- Benutzen Sie Fensterbänke, Sitzflächen oder andere horizontale Flächen nicht zum Ablegen von Papieren. Schreibtisch oder Ablage, mehr gibt es nicht!
- Drucken Sie nur Dokumente aus, die aus chronologischen oder (steuer-)rechtlichen Gründen in die Papierablage müssen. Der Rest ist auf der Festplatte preiswerter und platzsparender aufgehoben.
- Unterlagen, die von mehreren Mitarbeitern verwendet werden, sollten bei Entnahme von einer Notiz ersetzt werden, wo sich die Mappe / der Ordner gerade befindet.
- Papierformate, die kleiner sind als DIN A4, werden leicht übersehen. Verpacken Sie sie in Klarsichthüllen, wenn Sie die Ablage organisieren.
- Drucken Sie Dokumente zur Nachbearbeitung aus, drucken Sie am besten Dateinamen und Pfadangabe mit aus, damit Sie den Speicherort auf Anhieb wiederfinden. Bei Word-Dokumenten funktioniert das im Menü unter "Ansicht", "Kopf- und Fußzeile", "AutoText einfügen", "Dateiname und Pfad".