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Ablage ohne Zusatzarbeit und Zeitverlust1 min read

Reading Time: 1 minute Aus der Ablage kann schnell ein Gebirge aus Papier werden, wenn es bei der Büroorganisation hapert. Es dauert ewig, sich durch die Papierberge hindurchzuarbeiten – lassen Sie es daher gar nicht erst so weit kommen. So haben Sie Ihre Ablage im Griff und ersparen sich Zeitverlust durch Suchen.

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Büroorganisation: Eine Ablage – und nur eine!
Doppelte Ablagen sind Fehlerquellen. Legen Sie jedes Dokument nur einmal ab:

  • Zum Beispiel eine Rechnung zu einem Projekt im Ordner „Rechnungen“ und nicht noch einmal bei „Projektunterlagen“.
  • Benennen Sie die Ordner Ihrer Ablage auf dem Computer und in Outlook genauso wie die Ordner im Regal. Was Sie im PC ablegen, drucken Sie nicht noch einmal für die Papierablage aus. Achten Sie dann aber unbedingt auf regelmäßige Datensicherung und Sicherungskopien.

Büroorganisation: Eine Ablage – und nur eine!

  • Nur eine Wiedervorlage: Oft wird ein Pultordner geführt und zusätzlich Outlook zur Erinnerung verwendet. Sparen Sie sich die doppelte Arbeit. Sie können sich von Outlook zwar an die Fälligkeit erinnern lassen, aber die Notiz, was zu tun ist, reicht am Vorgang in der Wiedervorlage.
  • Führen Sie Ablage und Wiedervorlage alphabetisch und nicht nach Datum – dann finden Sie die Unterlagen schneller wieder.
  • Chefzimmer-Ablage: Legen Sie Dokumente entweder im Chefzimmer oder im Sekretariat ab.  
  • Erklären Sie dem Team die Ablage – oft wollen Kollegen nur eine doppelte Ablage, weil ihnen die Systematik der Ablage nicht klar ist.

 

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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