5 unverzichtbare Effizienz-Tipps, mit denen Sie in kürzerer Zeit mehr schaffen

Lesezeit: 2 Minuten Überstunden und lange Arbeitszeiten sind nicht immer ein Garant für effizientes Arbeiten. Nicht gerade wenige Menschen arbeiten zwar sehr viel, jedoch nicht effizient. Sie verlieren zu viel Zeit für unwichtige Dinge, lassen sich zu oft ablenken oder setzen sich falsche Prioritäten.

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Um ein möglichst hohes Maß an Effizienz zu erreichen, sind folgende Punkte zu beachten und zu optimieren:

Planung
Ablenkung
Störquellen
Ziele setzen
Aufgaben abarbeiten

Was bedeutet Effizienz?

In vielen deutschen Unternehmen wird die Arbeitszeit noch immer mit der Leistung der Mitarbeiter gleichgesetzt. Angestellte, die länger anwesend sind, werden von den Arbeitgebern für produktiver gehalten und höher geschätzt. Die Realität zeigt aber deutlich, dass diese Annahme vollkommen falsch ist. In den meisten Fällen spielt es im Hinblick auf die erbrachte Leistung keine Rolle, ob täglich 12 Stunden oder nur 8 Stunden gearbeitet wird. Die Effizienz ist wesentlich wichtiger als die reine Arbeitszeit. Es gibt einige wichtige Effizienz-Tipps für Arbeitnehmer und Selbstständige, durch welche Sie in einer kürzeren Zeit mehr erreichen können.

1. Planung ist das A und O

Ganz egal, ob Sie im Angestelltenverhältnis oder selbstständig arbeiten, Sie sollten Ihren Arbeitstag ausführlich planen. Am besten dehnen Sie Ihren Arbeitsplan über eine ganze Woche aus. Fragen Sie sich stets, welche Arbeiten genau Ihnen Geld bringen und welche nicht. Setzen Sie Prioritäten und unterteilen Sie alle Tätigkeiten in wichtige und unwichtige Aufgaben. Für diesen Zweck hat sich das Eisenhower-Prinzip bewährt:

Wichtige und dringende Arbeiten sollten Sie so schnell als möglich erledigen.
Für nicht dringende jedoch ebenfalls wichtige Arbeiten legen Sie einen exakten Termin fest.
Nicht wichtige aber dringende Arbeiten sollten Sie nach Möglichkeit delegieren.
Arbeiten, die weder dringend noch wichtig sind landen am besten direkt im Papierkorb.

Anhand dieser Festlegung können Sie einen Tages- oder Wochenplan erstellen. Planen Sie auf jeden Fall auch Ihren täglichen Feierabend ein und halten Sie sich daran.

	Dringlichkeit
dringend	Nicht dringend
Wichtigkeit	wichtig	1. Sofort selbst erledigen	2. Terminieren und selbst erledigen
nicht wichtig	3. An kompetente Mitarbeiter delegieren	4. Nicht bearbeiten (Papierkorb)

2. Ablenkung am Arbeitsplatz verhindert Effizienz

Sie können Ihre Effizienz beim Arbeiten erheblich steigern, wenn Sie sich auf Ihre Tätigkeiten voll fokussieren. In einem Büro mit mehreren Mitarbeitern werden Sie täglich auf unterschiedliche Art abgelenkt. Eliminieren Sie alle unnötigen Störquellen und Ablenkungen. Verringern Sie den „Klatsch und Tratsch“ mit Ihren Kollegen auf ein Minimum. Machen Sie für private Unterhaltungen von Zeit zu Zeit kurze Pausen.

3. Selbstständige müssen Störquellen eliminieren

Wenn Sie selbstständig sind, dann spielt das Thema Ablenkung ebenfalls im Hinblick auf Ihre Effizienz eine wichtige Rolle. Lassen Sie sich auf keinen Fall von E-Mails, der Informationsflut im Internet und von sozialen Netzwerken ablenken. Definieren Sie zu diesem Zweck feste Zeitpunkte, an denen Sie den unwichtigen Tätigkeiten nachkommen und halten Sie sich daran. Legen Sie eine Art „Nachrichtensperre“ fest und fokussieren Sie sich in diesem Zeitraum ganz auf Ihre Arbeit. Machen Sie zusätzlich kurze Pausen für private Aktivitäten.

4. Effizienz schaffen Sie, wenn Sie sich bereits am Vorabend Ziele setzen

Nur wenn Sie feste Ziele haben, werden Sie etwas erreichen. Planen Sie Ihre Tagesziele nicht erst am Arbeitsmorgen, sondern bereits am Abend davor. Durch eine ausführliche Planung am Vorabend profitieren Sie am nächsten Tag von einer Sicherheit und können die wichtigsten Dinge auf jeden Fall erledigen. Laut dem psychologischen Goal-Gradient-Effekt arbeiten Menschen mit mehr Effizienz, desto näher sie einem Ziel sind. Setzen Sie sich aus diesem Grund immer eine sehr kurze Deadline.

5. Arbeiten Sie Aufgaben nacheinander ab

Multitasking-Fähigkeiten sind zwar wünschenswert, im Hinblick auf die Effizienz am Arbeitsplatz sind sie aber eher ungeeignet. Konzentrieren Sie sich stattdessen immer nur auf eine einzige Aufgabe. Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe und machen erste die nächste, wenn Sie die erste Aufgabe vollständig erledigt haben.

Bildnachweis: Sergey Nivens / stock.adobe.com

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