Mit den folgenden fünf Tipps können Sie Meetings viel effizienter gestalten, was Ihnen, Kollegen und Mitarbeitern gleichermaßen zu Gute kommt.
1. Meetings auf ungewöhnliche Art und Weise aufpeppen
Erfahrene Manager empfehlen Führungskräften, die Meetings durchaus einmal etwas exotischer zu führen. Wer der Meinung ist, dass sich Besprechungen etwas festgefahren haben oder einige Mitarbeiter nicht mehr 100 Prozent geben, sollte versuchen das Interesse der Teilnehmer zu wecken. Möglich ist das zum Beispiel, indem einfach einmal alle Stühle weggelassen werden und Teilnehmer stehen müssen – so hat automatisch auch jeder ein Eigeninteresse am schnelleren und effizienteren Ablauf.
Auch die Reihenfolge der Besprechungspunkte spontan zu verändern kann Vorteile mit sich bringen. Wer sich noch im Halbschlaf befindet, wird spätestens dann aufgeweckt.
2. Teilnehmer richtig zusammenstellen
Nicht immer muss automatisch jeder Mitarbeiter in einem Meeting auch anwesend sein, selbst wenn dieser vielleicht in der gleichen Abteilung wie andere Teilnehmer arbeitet. Mitarbeiter, die gerade keinen guten Tag haben, allgemein nicht viel in puncto Ideen beitragen oder eine kurze Zündschnur haben, können echtes Gift für ein Meeting sein.
Auch unerfahrene Mitarbeiter können ein Hindernis darstellen, wenn sie den Anschluss verpassen und durch unqualifizierte Fragen in Erscheinung treten. Mitarbeiter dieser Art hindern eigentlich effiziente Teilnehmer daran sich voll auszuleben und können somit der ganzen Effektivität des Meetings schaden. Teilnehmer sollten also mit Bedacht gewählt werden.
3. Stets Entscheidungen protokollieren
Entscheidungen, die in einem Meeting getroffen werden, sollten unbedingt dokumentiert werden. Die Protokolle dazu kann man bei späteren Meetings an neue Teilnehmer aushändigen oder das Gedächtnis erfahrener Mitarbeiter anregen. Statt alles wieder neu aufrollen zu müssen, kann sich jeder mit dem Protokoll selber vor Augen führen, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Agenda im Fokus stand.
Ist jeder Teilnehmer zum Start eines neuen Meetings „up-to-date“, kann dieser auch sofort zu neuen Punkten seinen Betrag liefern. Die Protokolle sollten immer von jemandem geführt werden, der nicht aktiv zum Meeting beitragen muss. So können sich die Teilnehmer auf ihren Beitrag und ihre Ideen fokussieren, statt Schreibarbeit leisten zu müssen.
4. PowerPoint-Präsentationen sollten vermieden werden
Powerpoints sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder, denn die Präsentationen sind bei Schulungen oder Vorträgen durchaus praktisch. In Meetings können sie aber stören, wenn die Teilnehmer mehrere Minuten damit beschäftigt sind, stillschweigend das aktuelle PowerPoint-Blatt zu lesen. So verliert das Meeting an Drive und die Kommunikation untereinander verfängt sich etwas.
Einige Statistiken können natürlich dennoch in einer PowerPoint erfasst werden, mehr als ein oder zwei Blätter gehören aber nicht in Besprechungen. Werden aktuelle Eckdaten unbedingt benötigt, können diese entweder im Vorfeld ausgehändigt werden, so dass sich jeder Teilnehmer vorm Meeting damit befasst, oder sie werden als kompakte Handouts übermittelt.
5. Fixe Start- und Endzeit festlegen
Jeder Mitarbeiter hat im Unternehmen seine eigenen Aufgaben, Termine und Deadlines. Ein Meeting sollte deshalb immer eine feste Start- und Endzeit haben, damit sich jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsablauf darauf einstellen kann. Wenn auf Mitarbeiter gewartet werden muss oder andere Meetings frühzeitig verlassen, weil die Besprechungszeit überzogen wird, sorgt das nur für Lücken in der Kommunikation und schadet der Produktivität. Mit fester Start- und Endzeit weiß jeder genau, wie er sich weitere Verpflichtungen im Unternehmen zeitlich festlegen kann.
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