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5 Aktionen bei Hektik im Büro

Lesezeit: 2 Minuten Unvorhergesehene Aufgaben im Minutentakt und das Gefühl, zehn Hände zu wenig zu haben. Schneller arbeiten lautet dann die Devise. Doch Hektik macht es nur noch schlimmer. Flüchtigkeitsfehler und Unkonzentriertheit nehmen zu. Die meisten Menschen kommen nicht raus aus dem Hamsterrad, weil ihnen keine Alternativen einfallen. Lesen Sie fünf Tipps, damit Sie für die nächste Hektikwelle gewappnet sind.

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5 Aktionen bei Hektik im Büro

5 Aktionen bei Hektik im Büro

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Leiden Sie auch unter Hektik im Büro?

Kennen Sie das? Ihre To-do-Liste wird immer länger. Gefühlt kommen weitere Aufgaben im Minutentakt auf Ihren Schreibtisch. Sie werden immer hektischer. Doch den Arbeitsanfall können Sie trotz Hektik und gesteigertem Arbeitstempo nicht bewältigen. Statt noch schneller zu arbeiten, sollten Sie jetzt anders vorgehen. Hier kommen meine fünf Tipps, wenn der Hektikpegel im Büro auf Vollausschlag steht.

Stellen Sie Ihren Masterplan auf

  • Sortieren Sie alle Aufgaben und Unterlagen nach Wichtigkeit.
  • Das wichtigste und dringlichste, das heute erledigt werden muss, kommt ganz oben auf Ihren Masterplan oder Ihren Stapel.
  • Alles, was Sie nach der regulären Arbeitszeit erledigen können, kommt nach unten.
  • Alles, was Sie am nächsten Tag erledigen können, wird komplett vom Schreibtisch entfernt.
  • Alles, was stört und ablenkt, wird komplett vom Schreibtisch entfernt.

Stellen Sie Ihr Telefon um

Leiten Sie Ihr Telefon auf die Telefonzentrale, eine Kollegin oder einen Kollegen um oder schalten Sie Ihren Anrufbeantworter an.
An Ihrer Tür könnte ein Schild hängen „Bitte nicht stören (Terminarbeit), danke“.
Rufen Sie Ihre E-Mails höchstens alle 30 Minuten ab.

Bitten Sie um Unterstützung

Bitten Sie Kolleginnen oder Kollegen, Sie zu unterstützen. Es finden sich immer hilfsbereite Kollegen, die einfache Tätigkeiten übernehmen können. Auch Auszubildende, Praktikanten oder Aushilfskräfte sind oft kompetenter, als man ihnen zutrauen mag.

Geben Sie Zwischenbescheide

Sie wollten ein Konzept oder ein Angebot erstellen, das jetzt nicht fertig wird? Geben Sie ihrem Kunden oder Geschäftspartner per Mail oder Telefon einen Zwischenbescheid. „Kennen Sie auch solche Tage, an denen 1000 unvorhergesehene Dinge erledigt werden müssen? So einen Tag habe ich heute. Ich hoffe, Sie sind einverstanden, dass ich Ihnen jetzt die wichtigste Eckdaten und Preise nenne. Das ausführliche Konzept folgt morgen Vormittag.“

Bewahren Sie Ruhe

Zwingen Sie sich wirklich zur Ruhe. Fahren Sie Ihren Stresspegel bewusst herunter. Machen Sie sich klar, dass Sie einen Plan haben, den Sie jetzt abarbeiten. Machen Sie sich klar, dass sie im möglichen Rahmen nach wie vor die Kontrolle haben. Achten Sie darauf, auf jeden Fall kurze Pausen zu machen. Sie erhalten ihre Leistungsfähigkeit, wenn sie trotz Hektik und Alarm, alle 45 Minuten 3 bis 5 Minuten Pause machen. Stehen Sie dazu auf jeden Fall auf, am besten verlassen Sie sogar kurz Ihr Büro.

Jetzt sind Sie dran – geordnetes Arbeiten statt Hektik

Auch wenn einen alles dazu drängt, hektisch „herumzuwuseln“,  ist dies gerade die falsche Strategie. Es verstärkt die Hektik nur noch. Versuchen Sie es mit einigen meiner Tipps. Ich empfehle Ihnen natürlich alle. Viel Erfolg für die nächste Hektik-Welle.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: rcfotostock / stock.adobe.com

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