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4 Gründe, die für eine organisierte Ablage sprechen

Lesezeit: 1 Minute Im Büro ist die Ablage eine der wichtigsten Organisationsmittel. Dennoch tun sich einige Berufseinsteiger schwer damit, dies zu akzeptieren und entwickeln nur noch mehr Unordnung, anstatt die Ablage als das hilfreiche Mittel zu nutzen, das sie ist.

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4 Gründe, die für eine organisierte Ablage sprechen

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Stress vorbeugen

Wer kennt das nicht? Man benötigt schnell ein Dokument, doch es lässt sich nirgends aufwinden. Das löst Stress aus, der die Konzentration hemmt und zugleich noch schlechte Laune macht, dadurch verschlechtert sich Ihre Arbeitsmoral sowie die Konzentration. Dies ließe sich vermeiden, wenn Sie sich Zeit nehmen würden, Ihren Arbeitsbereich und insbesondere Ihre Ablage zu organisieren.

Zeit sparen

Zusätzlich verbraucht die Sucherei Unmengen an Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen könnten. Gehen wir davon aus, dass Sie am Tag nur 5 Mal ein Dokument suchen und finden müssen und dass jeder Suchvorgang 3 bis 5 Minuten andauert. Dann verbringen Sie am Tag bereits 15 bis 25 Minuten damit, zu suchen und sich selber zu stressen.

Am Tag klingt das vielleicht nicht so schlimm, aber auf das Jahr mit durchschnittlich 220 Arbeitstagen hochgerechnet kommt man so eben mal auf 55 bis 90 Stunden, die man im Jahr mit der Suche nach Dokumenten verbringt. Zu behaupten, man hätte keine Zeit zu organisieren, ist also eine faule Ausrede. Lieber sollten Sie die Zeitersparnis bedenken, die erfolgt, wenn Sie einmal aufgeräumt haben.

Wissen wofür

Wichtig ist, dass Sie die Ablage nicht unterschätzen, denn sie wird benötigt, um gesetzliche Bestimmungen und Fristen einzuhalten, aber auch um Geschäftsvorgänge nach Vervollständigung nachvollziehen zu können.

Manchmal wird Sie auch benötigt, um die Beweissicherung in Streitfällen sicherzustellen und ist damit unentbehrlich für Ihr Unternehmen. Auch die Zwischenablage und andere Verwaltungsabläufe müssen ordentlich organisiert werden, da sie den Kern der Informationsverwaltung bilden und somit wichtig für den Informationsverlauf jedes Unternehmens sind.

Ans Team denken

Eine übersichtlich und einfach nachzuvollziehende Ablage bedeutet, dass eventuelle Vertretungen sich an Ihrem Arbeitsplatz auch besser zurechtfinden und Sie bei der Rückkehr zum Arbeitsplatz immer noch nachvollziehen können, was geschehen ist.

Bildnachweis: Robert Kneschke / stock.adobe.com

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