Die Qualität vieler Aufgaben und Arbeiten wird in hohem Maße von einer guten Vorbereitung beeinflusst. Beispiel: Der Theaterschauspieler lernt seinen Text und übt seine Rolle, um bei seinem Auftritt Applaus zu ernten. Oder nehmen Sie einen Profiboxer. Ohne Vorbereitung würde kein Boxer in den Ring steigen. Analysen von Einkaufsverhandlungen in der Praxis zeigen, dass häufig gar nicht oder schlecht vorbereitet verhandelt wird. Oft wird Zeitmangel als Begründung für die mangelhafte Verhandlungsvorbereitung genannt. Dabei muss die Vorbereitung einer Einkaufsverhandlung nicht automatisch 30 Minuten betragen.Die zweite Phase des Verhandlungskonzepts ist die wichtigste. Hier werden die Einkaufsziele erreicht und es zeigt sich, ob der "Schlachtplan" aus der Phase 1 der Verhandlungsvorbereitung umgesetzt wird. In der Verhandlungspraxis trennt sich hier die Spreu vom Weizen. In dieser Phase werden die drei wichtigsten Verhandlungswerkzeuge für Einkaufspraktiker eingesetzt:
1. Verhandlungs-Psychologie
2. Verhandlungs-Rhetorik
3. Verhandlungs-Taktik
Jede Einkaufsverhandlung verläuft in drei Phasen:
1. Der Start in die Verhandlung
2. Der Zweck der Verhandlung
3. Der Abschluss der Verhandlung
In der ersten Phase laufen sich die Verhandlungspartner warm und beschnuppern sich, sofern sie sich noch nicht kennen. Ein wichtiges Ziel dieser Phase ist es, für die richtige Gesprächsatmosphäre zu sorgen. In Phase 2 geht es um das Thema der Verhandlung, zum Beispiel ein Reklamationsgespräch oder eine Preisverhandlung mit einem wichtigen Lieferanten. Die dritte und kürzeste Phase ist der Abschluss der Verhandlung. Hier wird das Verhandlungsergebnis festgehalten, der Termin für ein Wiedersehen festgelegt oder Aufgaben verteilt und Maßnahmen festgelegt. Es geht um das Fazit der Verhandlung.Jeder Einkäufer analysiert seine Verhandlungsgespräche. Die Frage ist, wie konsequent und bewusst er dies tut. Sobald Sie über eine geführte Verhandlung nachdenken, egal wann und an welchem Ort, befinden Sie sich in der Auswertungsphase. Es liegt an Ihnen, zukünftig noch mehr aus dieser Phase herauszuholen.
Praxis-Tipp
Gewöhnen Sie sich an, jede wichtige Verhandlung unmittelbar nach ihrem Ende auszuwerten. Wenn Sie Ihren Verhandlungspartner verabschiedet haben, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um das Gespräch Revue passieren zu lassen. Ideal wäre ein Ort, wo sie ungestört sind. Vielleicht können Sie ja noch mal ins Verhandlungszimmer zurückgehen. Wenn Sie mit einem oder mehreren Kollegen verhandelt haben, machen Sie die Verhandlungsauswertung idealerweise gemeinsam. Beantworten Sie jetzt folgende Fragen:
1. Wurde das Verhandlungsziel erreicht?
2. Wenn nein, warum nicht?
3. Wurde das vorbereitete Verhandlungskonzept eingehalten?
4. Wenn nein, warum nicht?
5. Was ist mir an meinem Verhandlungspartner positiv und/oder negativ aufgefallen? Hier sind die fünf Muss-Punkte der inhaltlichen Verhandlungsvorbereitung:
1. Mit wem muss ich verhandeln?
2. Wer ist in der besseren Verhandlungsposition?
3. Was sind meine detaillierten Verhandlungsziele?
4. Welche Taktik und Hilfsmittel will ich einsetzen?
5. Welche Mitarbeiter muss ich in die Vorbereitung miteinbeziehen?
Für die kurze Beantwortung dieser Fragen ist selbst im hektischen Betriebsalltag Zeit. Bei sehr wichtigen Verhandlungen können Sie einfach die Zeitdauer für die Beantwortung der Fragen ausweiten. Jeder Einkäufer kann damit individuell und situationsgerecht arbeiten.
