Wenn Sie Ihren Rechner auch zum Empfangen und Versenden von E-Mails nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie für diese Aufgabe auf Microsoft Outlook senden. Das vielseitige Programm kann aber noch deutlich mehr und bietet unter der Haube eine ganze Reihe praktischer Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit Outlook erleichtern, wie die drei folgenden Tricks zeigen.
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Tipp 1: Ausgehende Nachrichten in Kategorien einteilen
Eingehende E-Mail-Nachrichten lassen sich unter Microsoft Outlook leicht in farbig markierte Kategorien einteilen. Dazu klicken Sie die Mail einfach mit der rechten Maustaste an und wählen im Aufklappmenü unter „Kategorisieren“ eine Kategorie bzw. Farbe aus.
Wenig bekannt ist, dass diese Funktion auch für ausgehende E-Mails zur Verfügung steht.
- Öffnen Sie eine neue E-Mail
- Tippen Sie dann im Menü „Nachricht“ unter „Markierungen“ auf den kleinen nach unten weisenden Pfeil.
- Im folgenden Dialogfenster klicken Sie unten links auf „Kategorien“ und wählen hier eine Kategorie bzw. Farbe für die ausgehende Mail aus.
Tipp 2: So wechseln Sie blitzschnell zwischen Outlook-Programmbestandteilen
Outlook ist E-Mail-Programm, Datenbank für Kontakte, Terminverwaltung und Aufgabenübersicht. Um schneller als mit der Maus zwischen den einzelnen Programmbereichen zu wechseln, sollten Sie folgende Tastaturkürzel kennen:
- „Strg“ und „1“: Öffnet den Posteingang.
- „Strg“ und „2“: Öffnet den Kalender.
- „Strg“ und „3“: Öffnet die Kontakte.
- „Strg“ und „4“: Öffnet die Aufgaben.
- „Strg“ und „5“: Öffnet die Notizen.
- „Strg“ und „6“: Öffnet die Ordnerliste
- „Strg“ und „7“: Öffnet die Verknüpfungen.
- „Strg“ und „8“: Öffnet das Journal.
Verkürzen Sie den Mausweg beim Wechsel zu einem bestimmten Ordner
Manchmal sind es die kleinen Tipps, die mit der Zeit am meisten Zeit sparen. Zu dieser Sorte gehört auch der folgende Kniff. Wenn Sie im Posteingang einen Ordner wechseln möchten, um beispielsweise eine bestimmte Mail herauszusuchen, fahren Sie normalerweise mit der Maus an den rechten Rand der Outlook-Oberfläche und klicken hier auf den gewünschten Ordner.
Schneller geht der Ordnerwechsel aber meistens, wenn Sie die Tastenkombination „Strg“ und „y“ drücken. Dann öffnet sich in der Mitte der Outlook-Oberfläche eine Ordnerübersicht. Hier können Sie den Zielordner blitzschnell per Mausklick ansteuern.
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