Zeit sparen, indem Sie Ihrem Gesprächspartner Ihre volle Aufmerksamkeit geben
Auch wenn Sie Ihren Gesprächspartner nicht sehen: Widmen Sie ihm Ihre volle Aufmerksamkeit und hören Sie wirklich zu. Nichts ist schlimmer als nur mit einem halben Ohr zuzuhören und dann später nicht mehr genau zu wissen, worüber der andere geredet hat. Das ist nicht nur im Interesse einer guten Kommunikation, sondern es macht den Austausch auch wirkungsvoller. Wenn Sie – egal ob beruflich oder privat – nur mit einem Ohr zuhören können, dann verschieben Sie das Gespräch lieber auf einen späteren Zeitpunkt. Es ist fair Ihrem Gesprächspartner gegenüber und Sie können so Zeit sparen, weil Sie doppeltes Nachfragen vermeiden.
Um sich innerlich von Ihrer gerade ausgeführten Tätigkeit auf einen Anrufer einstellen zu können, lassen Sie das Telefon einfach zwei oder drei Mal klingeln, ehe Sie abheben oder an das Handy gehen. Sie haben so die Möglichkeit, sich kurz zu konzentrieren und sich auf das Telefonat einzustellen.
Notieren Sie vor wichtigen Telefonaten, was Sie erreichen wollen: So können Sie Zeit sparen
Wenn Sie dies tun, dann wissen Sie, ob das Telefonat ein Erfolg war und Sie Ihr Ziel erreicht haben oder nicht. Sollte Letzteres der Fall sein, fragen Sie sich, woran es gelegen hat, wie Sie es beim nächsten Mal besser machen und was Sie verändern können. Setzen Sie sich auch Zeitlimits: Schätzen Sie Ihren Zeitbedarf im Vorfeld realistisch ein. Achten Sie dann auf die Einhaltung dieser Zeit. Gewöhnen Sie sich an, kein Überziehen zuzulassen!
Das fällt anfangs sicherlich schwer, weil Sie darin nicht geübt sind. Doch mit etwas Ausdauer und Selbstdisziplin werden sich schon bald erste Erfolge einstellen. Und schließlich: Vermeiden Sie Mehrfachanrufe beim selben Gesprächspartner, weil Sie etwas vergessen haben. Notieren Sie vorher, was Sie alles besprechen möchten, dann können Sie Zeit sparen.
Zeit sparen, indem Sie Sie den Grund Ihres Anrufs nennen, wenn sich der Anrufbeantworter meldet
Nichts ist nerviger als Belangloses von sich zu geben, etwa dass Sie angerufen haben und es später noch einmal versuchen würden. Das gilt allerdings nicht für den Fall, dass auf Ihren Anruf gewartet wurde und Sie dokumentieren wollen, dass Sie sich an Absprachen halten.
Besser wäre es, wenn Sie angeben, wann Sie erreichbar sind: „Am besten erreichen Sie mich …“ Sollte der Rückruf des Gesprächspartners nicht nötig sein, dann sagen Sie das auch: „Es reicht, wenn Sie mir das Infomaterial zuschicken, Rückruf nicht nötig …“
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement
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