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3 Strategien für eine gute Kommunikation am Telefon

Lesezeit: 2 Minuten Auch wenn in der heutigen Zeit zunehmend über E-Mails kommuniziert wird, so ist doch der persönliche Kontakt über das Telefon oft nicht zu ersetzen. Vor allem dann, wenn Emotionen im Spiel sind und es darauf ankommt, diesen Kontakt langfristig zu erhalten. Dabei gibt es einige Dinge zu beachten. Hier sind 3 wirksame Strategien, mit denen Sie Ihre Kommunikation effizienter führen können.

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3 Strategien für eine gute Kommunikation am Telefon

3 Strategien für eine gute Kommunikation am Telefon

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1. Strategie: Legen Sie vorher fest, was Sie erreichen wollen

Nur wenn Sie einen Fahrplan haben, können Sie die einzelnen Punkte besprechen und wissen so am Ende des Telefonats, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben oder Fragen offen geblieben sind. Sollte Letzteres zutreffen, können Sie Ihr Gespräch analysieren und festlegen, was Sie beim nächsten Mal besser machen können (beispielsweise sich weniger ablenken lassen). Lassen Sie Ihre Telefonate nicht ausufern (übrigens einer der größten Zeitfresser).

Schätzen Sie Ihren Zeitbedarf schon vorher realistisch ein und legen Sie ein Zeitlimit fest, an das Sie sich dann auch halten. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die geplante Zeit möglichst nicht zu überziehen. Das wird – zugegebenermaßen – am Anfang ziemlich schwer fallen (Sie wollen ja nicht unhöflich sein und ein Gespräch abwürgen), doch mit Selbstdisziplin und etwas Ausdauer wird es Ihnen schließlich gelingen.

Und was auch noch wichtig ist: Bevor Sie Ihren Gesprächspartner doppelt oder gar dreifach anrufen, weil Sie etwas vergessen haben, notieren Sie immer vorher, was Sie konkret besprechen möchten.

2. Strategie: Meldet sich der Anrufbeantworter, nennen Sie den Grund Ihres Anrufs

Wenn schon Ihr gewünschter Ansprechpartner im Moment nicht erreichbar ist, dann tun Sie ihm und sich einen Gefallen, und hinterlassen Sie nichts Belangloses wie „Schade, dass ich Sie nicht erreiche, ich melde mich dann später noch einmal.“ Bennen Sie kurz den Grund Ihres Anrufes, dann kann derjenige sich darauf einstellen und weiß, worum es geht.

Geben Sie dann Ihrerseits an, wann Sie am besten erreichbar sind. Sollte allerdings der Rückruf des Gesprächspartners nicht nötig sein, dann können Sie das auch mitteilen: „Es reicht aus, wenn Sie mir die Broschüre zuschicken, Sie brauchen mich nicht nochmal extra anrufen“). Für den Fall, dass Ihr Anruf erwartet wurde, berufen Sie sich darauf, denn Sie dokumentieren damit, dass Sie sich an Absprachen halten.

3. Strategie: Hören Sie Ihrem Gesprächspartner zu

In den allermeisten Fällen werden Sie Ihren Gesprächspartner beim Telefonieren nicht sehen. Dennoch sollten Sie ihm immer Ihre volle Aufmerksamkeit widmen und ihm wirklich zuhören. Seien Sie ehrlich mit sich selbst: Wie oft achten Sie tatsächlich genau auf das, was der andere sagt und haben dann später Probleme sich zu erinnern, worüber er geredet hat?

Richtiges Zuhören zeichnet daher nicht nur eine gute Kommunikation aus, sondern macht den gegenseitigen Austausch viel wirkungsvoller. Stehen Sie allerdings unter Stress oder Zeitdruck und können nur mit halbem Ohr zuhören, dann seien Sie fair und verschieben das Gespräch auf später. Teilen Sie das Ihrem Gesprächspartner auch ehrlich mit. Sie beide sparen dadurch Zeit, vermeiden wiederholtes Nachfragen und Unstimmigkeiten in den zwischenmenschlichen Beziehungen.

Und noch ein kleiner Tipp: Um sich besser auf den Anrufer einstellen zu können, lassen Sie es in hektischen Zeiten ruhig zwei- oder dreimal klingeln, bevor Sie abheben. Sie können sich so besser konzentrieren und Ihre Aufmerksamkeit auf das Telefonat fokussieren.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Bildnachweis: Antonioguillem / stock.adobe.com

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