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3 bewährte Strategien für Ihr Zeitmanagement

Lesezeit: 3 Minuten Zeit bedeutet umgangssprachlich Geld und sollte daher wohlüberlegt verwendet werden. Da die Anforderungen im Berufsleben immer mehr wachsen, wird freie Zeit ebenfalls immer knapper. Doch wie gehen Sie vor, um trotzdem ausreichend Zeit für die Ihnen wichtigen Dinge zu finden?

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3 bewährte Strategien für Ihr Zeitmanagement

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Die folgenden Empfehlungen geben dazu einige Anregungen.

1. Bauen Sie positive Gewohnheiten auf

Gewohnheiten sind grundsätzlich nicht negativ. Im Gegenteil: Statt jedes Mal auf’s Neue darüber nachzudenken, in welchen Schuh Sie morgens zuerst schlüpfen, haben Sie sich schon lange für einen entschieden. Das spart Zeit und Sie entlasten Ihr Gehirn. Doch auch die Nachteile sind nicht so einfach vom Tisch zu wischen: Wer sich angewöhnt hat, auf Anfragen von Kollegen immer nur Ja zu sagen, dem kommt ein Nein nur sehr schwer über die Lippen. Und bevor eine Arbeit liegen bleibt, erledigen Sie diese lieber selbst, weil sich sonst keiner dafür findet.

Das mag Sie ehren, aber im Endeffekt werden Sie ausgenutzt und schaden nur sich selbst. Deshalb: Checken Sie Ihre beruflichen Tätigkeiten, um solche Gewohnheiten aufzuspüren. Häufig wird es sich um Dinge handeln, die andere auf Sie aus Bequemlichkeit abschieben. Um das zu kaschieren kommen dann oft Sätze wie: „Das kriege ich nie hin. Könnten Sie mir nicht unter die Arme greifen? Sie können das doch viel schneller/besser/genauer als ich.“

Spätestens an dieser Stelle sollten Sie sich Ihr Ja sehr genau überlegen. Doch das ist oft einfacher gesagt als getan, denn der Wille allein reicht dazu nicht aus. Sie müssen sich auf etwas Neues einlassen, die nötige Disziplin entwickeln und merken, dass Ihnen Ihr neues Verhalten Vorteile bringt. Nur dann legen Sie freiwillig alte Gewohnheiten ab und bauen neue auf.

2. Planen und arbeiten Sie mit Zeitblöcken

Warum sind Zeitblöcke wichtig? Weil Sie sonst zig Sachen anfangen, sich von neuen Aufgaben immer wieder ablenken lassen und auf Unvorhergesehenes sofort reagieren. Sie fangen vieles an, erledigen auch Kleinigkeiten, haben es aber schwer, an einer größeren Sache dran zu bleiben. Und genau dafür sind Zeitblöcke gedacht. Sie können viel besser planen, weil Sie feste Zeiten festlegen, an denen Sie bestimmte Aufgaben erledigen. Beispiel: 8 bis 10 Uhr Monatsbericht erstellen, 13 bis 14 Uhr E-Mails bearbeiten. Wichtig dabei ist, dass Sie nicht nur den Beginn notieren, sondern auch die Dauer.

So kommen Sie nicht in die Verlegenheit, sich zu viel vorzunehmen oder Zeitdruck aufzubauen. Sollten Sie bezüglich der Dauer unterschiedlicher Aufgaben ins Grübeln geraten, dann messen Sie einfach grob die jeweilige Zeit. Stellen Sie auf Ihrem Handy (Weckerfunktion) die gedachte Zeit ein und schauen dann, ob Sie richtig gelegen haben. Haben Sie das ein paar Mal ausprobiert, bekommen Sie recht schnell ein Gefühl für einen Durchschnittswert und können später besser planen.

3. Unwichtiges streichen

Die spannende Frage lautet: Was ist tatsächlich unwichtig und was nicht? Oft erscheint alles wichtig, vor allem wenn die Technik der Verursacher ist. Wie oft schauen Sie sich eine Mail an, nur weil Sie gerade ein akustisches Signal darauf hingewiesen hat? Wie oft nehmen Sie Ihr Handy zur Hand, nur weil es gerade vibriert hat und Sie die eingehende SMS oder Mail unbedingt lesen wollen? Immer weniger Menschen sind in der Lage, eigenständig darüber zu entscheiden und lassen sich schlicht von der Technik treiben. Was also tun?

Setzen Sie zuerst bei den Ursachen an. Wenn Sie sich konzentrieren müssen, schalten Sie das E-Mail-Programm aus oder auf stumm. Und genauso verfahren Sie mit dem Handy. Wenn Sie beides wieder einschalten, wägen Sie bewusst ab. Was ist wichtig für Ihren Job und was kann warten? Was hilft Ihnen, voranzukommen? Blocken Sie alles ab, was Zeit kostet und nichts bringt. Müssen Sie wirklich die neueste Twitternachricht kennen oder wissen, was Ihr (persönlich nicht bekannter) Freund auf Facebook gerade gepostet hat?

Sie werden nie das alles erledigen können, was Sie gerne erledigen wollen. Dafür fehlt einfach die Zeit. Nehmen Sie sich also weniger vor, und schon fühlen Sie sich ruhiger und entspannter. Und ganz unter uns: Glauben Sie wirklich etwas zu versäumen, wenn Sie den neuesten Klatsch und Tratsch nicht kennen? Streichen Sie deshalb alles Überflüssige und genießen Sie, dass Sie mehr Zeit für sich haben.

Viel Erfolg beim Umsetzen!

Ihr Burkhard Krupa (Experte für Zeitmanagement)

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