1. Eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden
Ein Bewerber möchte mit seinem Auftreten ernstgenommen werden. Dabei sind Fantasie-Mailadressen wenig hilfreich. Wer eine eigene Homepage hat, der kann sich eine eigene, persönliche Adresse einrichten. Aber auch ein Mail-Account bei einem der bekannten Internetanbieter ist, mit der richtigen Wortwahl, in Ordnung.
| Positive Beispiele | Negative Beispiele |
| Max@Mustermann.de | Freak21@Freak.de |
| Max_Mustermann@gmx.de | Freak21@gmx.de |
2. Reine Text-Mail verschicken
In die E-Mail selber gehört ausschließlich Text. Hier sollte kein HTML verwendet werden. Es sind keine lustigen oder praktischen Bilder beizufügen. Dies hat praktische Gründe. Grafiken können von anderen Mail-Programmen als Spam erkannt werden.
Unter Umständen würde die Bewerbung gar nicht beim Empfänger ankommen. Gerade Unternehmen und Behörden haben hier strikte Vorschriften. Die Verwendung von HTML könnte hingegen dazu führen, dass Bestandteile der Mail nicht zu lesen sind. Dies kann bei Outlook z. B. unter Extras -> Optionen… -> Senden -> Nachricht senden nachgeschlagen werden.
3. Der Betreff kann sofort zugeordnet werden
Der Betreff ist so zu wählen, dass der Empfänger sofort weiß, dass eine Bewerbung eingegangen ist. Das Wort „Bewerbung“ ist jedoch nicht ausreichend. Denn unter Umständen werden derzeit mehrere Stellen ausgeschrieben. Es sollte dem Personaler jedoch so einfach wie nur möglich gemacht werden. „Bewerbung als Fachinformatiker“ wäre schon genauer. Falls vorhanden, kann eine Kennnummer beigefügt werden.
4. Nur einen Adressaten verwenden
Bei einer Online-Bewerbung versuchen viele ihre Reichweite zu erhöhen, indem sie ihre Unterlagen an unterschiedliche Personen schicken. Es gibt jedoch eine zentrale Anlaufstelle für solche Belange. Im schlimmsten Fall landet ein und dasselbe Dokument mehrmals beim Personaler. Dies hinterlässt gleich einen schlechten Eindruck. Bei der Bewerbung ist in der Regel eine Mail-Adresse angegeben. Diese sollte benutzt werden und keine andere. Bei einer Spontanbewerbung ist die richtige Adresse zu ermitteln. Das Carbon Copy (CC) sollte in keinem Fall verwendet werden.
5. Schlüsselwörter verwenden
In einer Stellenausschreibung werden bestimmte Qualifikationen verlangt. In der E-Mail sollten diese aufgegriffen werden. Es ist nicht unüblich, dass die Mails nach diesen Worten durchsucht werden. Dies erspart dem Personaler Zeit.
6. Kurz und treffend formulieren
Die E-Mail sollte keine Textwüste sein. Vielmehr sollte der Bewerber sein Anliegen in wenigen Sätzen auf den Punkt bringen. Die Bewerbung muss schnell zuzuordnen sein. Gleichzeitig soll das Schreiben einen motivierten und fachkundigen Eindruck hinterlassen.
Auch wenn es sich hier nur um wenige Sätze handelt, sollten diese klar und deutlich das Interesse am Job umfassen. Weiterführende Informationen können aus dem beigefügten Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen entnommen werden. Die E-Mail ersetzt das Anschreiben nicht.
7. Anhänge und deren Größe
Bei Kurz-Bewerbungen kann auf Anhänge unter Umständen vollkommen verzichtet werden. In diesem Fall wird die Mail etwas mehr ausgeschmückt. In jedem Fall sollte eine Liste enthalten sein, über die Qualifikationen, welche zugeschickt werden können. Auch sonstige Bewerbungen per Mail enthalten nur die geforderten Unterlagen.
Es sollte jedoch immer ein Verweis auf weitere Qualifikationen beigefügt sein. Im Lebenslauf können diese sogar mit Benotung untergebracht werden. Wer viele Anhänge zur Verfügung hat und diese auch gerne mitschicken würde, der sollte sich zuvor über die Größe des Anhangs erkundigen. Teilweise sind nur Unterlagen bis zu einer Größe von 2 MB erlaubt.
8. Anhänge komprimieren
Es gibt zahlreiche Tools, die Anhänge zusammenfassen können. Es ist für den Personaler immer leichter, nur ein Dokument zu öffnen bzw. ausdrucken zu müssen. Es erleichtert ihm die Arbeit und zeugt gleichermaßen von einem gehobenen Computerverständnis des Bewerbers. Zeugnisse und Qualifikationen müssen oftmals eingescannt und in das PDF-Format konvertiert werden. Anschließend können diese, zusammen mit dem Lebenslauf und Anschreiben in die richtige Reihenfolge gebracht beigefügt werden.
9. Eine Signatur verwenden
Eine Signatur wird nach jeder Mail automatisch an den Text angehängt. Sie wird üblicherweise durch einen doppelten Bindestrich vom Rest des Textes getrennt. In einer Signatur sollten der Name, die Telefonnummer und die Mailadresse vorhanden sein. Häufig wird auch die Nennung der Adresse empfohlen. Dies ist jedoch keine Pflichtangabe. Unwichtige Informationen und Spielereien mit Zeichen und Zahlen müssen unterlassen werden.
10. Kontrolle muss sein!
Bei einer Bewerbung per Post würde immer kontrolliert werden. Das Internet verleitet den User jedoch zu schnellen und unüberlegten Aktionen. Auch der E-Mail-Text sollte auf Fehler und Unstimmigkeiten kontrolliert werden.
Im besten Fall übernimmt ein Dritter die Kontrolle. Ihm werden vielleicht Dinge auffallen, die einem selber entgangen wären. Außerdem sollte die Mail einmal an einen Bekannten zugeschickt werden. Je nach Einstellung sieht diese dort vielleicht anders aus. Auch auf diesem Wege können noch Möglichkeiten gefunden werden, die Bewerbung per Mail zu verbessern.
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